Eine professionelle Telefonanlage gehört auch 2026 für viele kleine Unternehmen zur grundlegenden IT-Ausstattung.

Dabei hat sich der Markt stark verändert. Früher stand häufig eine klassische Telefonanlage im Büro. Heute können Unternehmen zwischen mehreren Modellen wählen:

• Cloud-Telefonanlage
• lokale IP-Telefonanlage
• virtuelle Telefonanlage
• Microsoft Teams Telefonie
• hybride Lösungen

Doch welche Telefonanlage ist für kleine Unternehmen sinnvoll?

Reicht für fünf Mitarbeiter bereits eine Cloud-Telefonanlage? Wann lohnt sich eine lokale Anlage? Braucht jeder Mitarbeiter noch ein Tischtelefon? Und wie funktioniert Telefonie im Homeoffice?

In diesem Ratgeber zeigen wir, welche Möglichkeiten kleine Unternehmen haben und worauf bei Auswahl, Kosten, Internetverbindung, Endgeräten und Ausfallsicherheit geachtet werden sollte.

Was ist eine Telefonanlage?

Eine Telefonanlage übernimmt die zentrale Steuerung der Unternehmenskommunikation.

Sie verbindet beispielsweise externe Rufnummern mit internen Benutzern und entscheidet, was bei einem eingehenden Anruf passiert.

Ein Anruf kann beispielsweise:

Zentrale Rufnummer

↓

Begrüßung

↓

Rufgruppe Vertrieb

↓

Mitarbeiter 1 / Mitarbeiter 2 / Mitarbeiter 3

geleitet werden.

Eine moderne Telefonanlage kann deutlich mehr als nur Gespräche vermitteln.

Typische Funktionen sind beispielsweise:

• interne Durchwahlen
• Rufgruppen
• Warteschlangen
• Öffnungszeiten
• automatische Ansagen
• Weiterleitungen
• Besetztsteuerung
• Konferenzschaltungen
• Anruflisten
• Voicemail
• Smartphone-Apps
• Softphones
• Homeoffice-Arbeitsplätze
• CTI
• CRM-Integration
• Türsprechstellen
• DECT-Telefonie

Damit ist die Telefonanlage ein zentraler Bestandteil der Kommunikation eines Unternehmens.

Welche Telefonanlage eignet sich für kleine Unternehmen?

Grundsätzlich kommen heute vor allem vier Varianten infrage.

1. Cloud-Telefonanlage

Die Telefonanlage läuft bei einem Anbieter im Rechenzentrum.

Im Unternehmen selbst befindet sich keine klassische Telefonanlagen-Hardware.

Die Telefone beziehungsweise Anwendungen verbinden sich über das Internet mit dem Cloudsystem.

2. Lokale IP-Telefonanlage

Die Telefonanlage läuft direkt im Unternehmen.

Das kann beispielsweise eine Hardware-Appliance oder ein entsprechendes Telefonsystem sein.

Die Administration und Kommunikation werden stärker lokal kontrolliert.

3. Virtuelle Telefonanlage

Die Telefonanlage wird als virtuelle Maschine betrieben.

Sie kann beispielsweise auf:

• eigener Serverhardware,
• einer Virtualisierungsplattform,
• einem Server im Rechenzentrum

laufen.

Damit verbindet sie Eigenschaften einer klassischen lokalen Telefonanlage mit moderner Virtualisierung.

4. Microsoft Teams Telefonie

Unternehmen, die ohnehin stark mit Microsoft 365 und Teams arbeiten, können Teams zusätzlich als Telefonsystem verwenden.

Damit werden interne Zusammenarbeit, Meetings, Chat und klassische Telefonie stärker miteinander kombiniert.

Welche Variante sinnvoll ist, hängt von den Anforderungen des Unternehmens ab.

Cloud-Telefonanlage für kleine Unternehmen

Eine Cloud-Telefonanlage ist für viele kleine Unternehmen besonders interessant.

Die eigentliche Telefonanlage wird dabei vom Anbieter betrieben.

Das Unternehmen benötigt vor Ort hauptsächlich:

• Internetverbindung
• Netzwerk
• IP-Telefone beziehungsweise Apps
• passende Benutzerkonten

Die Anlage selbst muss nicht auf eigener Hardware betrieben werden.

Vorteile einer Cloud-Telefonanlage

Ein wesentlicher Vorteil ist die einfache Skalierbarkeit.

Kommt ein neuer Mitarbeiter hinzu, kann häufig einfach ein weiterer Benutzer angelegt werden.

Auch neue Standorte oder Homeoffice-Arbeitsplätze lassen sich meist unkompliziert integrieren.

Weitere Vorteile können sein:

• keine eigene PBX-Hardware notwendig
• geringe Anfangsinvestition
• einfach skalierbar
• Homeoffice gut integrierbar
• mehrere Standorte leicht verbindbar
• Smartphone-Apps möglich
• zentrale Administration
• planbare monatliche Kosten

Gerade Unternehmen mit drei bis zwanzig Mitarbeitern können von diesem Modell profitieren.

Nachteile einer Cloud-Telefonanlage

Die Cloudlösung bringt jedoch auch Abhängigkeiten mit sich.

Die Telefonie ist stärker abhängig von:

• Internetverbindung
• Cloudanbieter
• dessen Plattform
• dessen Verfügbarkeit

Fällt die Internetverbindung des Büros aus, können stationäre Telefone unter Umständen keine Verbindung mehr zur Cloud-Telefonanlage herstellen.

Das lässt sich teilweise durch:

• zweite Internetleitung
• 5G-Fallback
• Smartphone-Apps
• Weiterleitung auf Mobiltelefone

abfangen.

Ein Ausfallkonzept sollte deshalb bereits bei der Planung berücksichtigt werden.

Lokale Telefonanlage für kleine Unternehmen

Eine lokale Telefonanlage wird im Unternehmen betrieben.

Das kann beispielsweise eine moderne IP-Telefonanlage sein.

Ein Vorteil besteht darin, dass die Infrastruktur stärker unter eigener Kontrolle steht.

Auch interne Telefonie kann je nach System teilweise weiter funktionieren, wenn die Internetverbindung ausgefallen ist.

Vorteile einer lokalen Telefonanlage

Je nach System können Vorteile sein:

• hohe Kontrolle
• lokale Infrastruktur
• tiefe Integration mit lokalen Systemen
• weniger Abhängigkeit von einer extern betriebenen PBX
• sehr individuelle Konfigurationen
• vorhandene Geräte teilweise weiter nutzbar

Für Unternehmen mit besonderen Anforderungen kann eine On-Premise-Lösung weiterhin sehr sinnvoll sein.

Nachteile einer lokalen Telefonanlage

Die Infrastruktur muss allerdings:

• angeschafft
• betrieben
• aktualisiert
• gesichert
• gewartet

werden.

Je nach Lösung entstehen dadurch höhere Anfangskosten als bei einer reinen Cloud-Telefonanlage.

Für sehr kleine Unternehmen ohne besondere Anforderungen kann eine Cloudlösung deshalb häufig einfacher sein.

Cloud oder lokale Telefonanlage – was ist besser?

Eine pauschale Antwort gibt es nicht.

Als grobe Orientierung:

Anforderung	Cloud	Lokal
Kleine Anfangsinvestition	sehr gut	eher geringer
Homeoffice	sehr gut	möglich
Mehrere Standorte	sehr gut	möglich
Skalierbarkeit	sehr gut	modellabhängig
Kontrolle über Anlage	geringer	sehr hoch
Eigene Hardware	nicht erforderlich	erforderlich
Abhängigkeit vom Internet	höher	geringer bei interner Telefonie
Individuelle Integration	gut	teilweise sehr flexibel
Wartungsaufwand vor Ort	gering	höher

Für viele klassische kleine Unternehmen ist eine Cloud-Telefonanlage mittlerweile eine sehr attraktive Lösung.

Eine lokale Anlage bleibt jedoch sinnvoll, wenn das Unternehmen besondere Integrationen, lokale Verfügbarkeit oder stärkere Kontrolle benötigt.

Was ist eine hybride Telefonanlage?

Zwischen Cloud und On-Premise gibt es auch hybride Lösungen.

Dabei werden lokale Komponenten mit Cloudfunktionen kombiniert.

Das kann beispielsweise interessant sein, wenn:

• bereits eine vorhandene Telefonanlage existiert,
• bestehende Endgeräte weiterverwendet werden sollen,
• nicht alles sofort in die Cloud migriert werden soll,
• lokale und externe Standorte kombiniert werden sollen.

Ein schrittweiser Umstieg ist damit teilweise einfacher möglich.

Telefonanlage für 3 bis 5 Mitarbeiter

Bereits bei drei bis fünf Mitarbeitern kann eine professionelle Telefonanlage sinnvoll sein.

Ein Beispiel:

Ein kleines Unternehmen besteht aus:

Geschäftsführer
Vertrieb
Buchhaltung
Technik
Assistenz

Das Unternehmen benötigt eine zentrale Rufnummer.

Eingehende Anrufe sollen zunächst bei der Assistenz klingeln.

Ist diese nicht verfügbar, sollen Geschäftsführer und Vertrieb ebenfalls klingeln.

Außerhalb der Geschäftszeiten soll eine Ansage abgespielt werden.

Allein dieses einfache Szenario lässt sich mit einzelnen Mobiltelefonen nur umständlich abbilden.

Eine kleine Cloud-Telefonanlage ist dafür häufig ideal.

Telefonanlage für 10 Mitarbeiter

Bei ungefähr zehn Mitarbeitern steigen die Anforderungen häufig.

Zusätzlich werden beispielsweise benötigt:

• Durchwahlen
• mehrere Rufgruppen
• Warteschlangen
• unterschiedliche Abteilungen
• Homeoffice
• Vertretungsregeln
• Öffnungszeiten
• Mobilgeräte

Hier ist eine zentrale Telefonanlage praktisch unverzichtbar, wenn Kunden weiterhin über klassische Telefonnummern Kontakt aufnehmen.

Telefonanlage für 20 bis 50 Mitarbeiter

Bei größeren kleinen und mittelständischen Unternehmen werden zusätzliche Themen relevant.

Beispielsweise:

• mehrere Standorte
• zentrale Vermittlung
• Call Queues
• CRM-Anbindung
• Reporting
• DECT-Infrastruktur
• automatische Telefonzentrale
• spezielle Service-Rufnummern
• Redundanz
• umfangreiche Berechtigungskonzepte

Hier sollte die Anlage sorgfältig dimensioniert und strukturiert werden.

Braucht jedes Unternehmen noch Tischtelefone?

Nein.

Ein moderner Telefonarbeitsplatz kann unterschiedlich aufgebaut sein.

Tischtelefon

Das klassische IP-Telefon eignet sich weiterhin hervorragend für Mitarbeiter, die viel telefonieren und einen festen Arbeitsplatz haben.

Headset mit Softphone

Der Mitarbeiter telefoniert über den PC.

Die Telefonsoftware läuft beispielsweise direkt auf Windows.

Das ist besonders interessant für:

• Vertrieb
• Support
• Homeoffice
• Mitarbeiter mit vielen PC-Anwendungen

Smartphone

Viele Telefonanlagen bieten Smartphone-Apps.

Dadurch kann der Mitarbeiter auch unterwegs über seine geschäftliche Rufnummer telefonieren.

Kombination

Häufig ist eine Kombination sinnvoll.

Beispielsweise:

im Büro → Tischtelefon

Homeoffice → Headset

unterwegs → Smartphone-App

Der Benutzer bleibt trotzdem unter derselben geschäftlichen Durchwahl erreichbar.

DECT im Unternehmen

Nicht jeder Mitarbeiter arbeitet dauerhaft am Schreibtisch.

Für:

• Lager
• Werkstatt
• Produktion
• Praxis
• Hotel
• Logistik
• Pflege

kann DECT weiterhin eine sehr gute Lösung sein.

Dabei werden eine oder mehrere DECT-Basisstationen installiert.

Die Mitarbeiter verwenden schnurlose DECT-Mobilteile.

Bei größeren Gebäuden können mehrere Basisstationen als Multizell-System aufgebaut werden.

Mitarbeiter können sich dann innerhalb des Gebäudes bewegen, während das Gespräch zwischen den Funkzellen übergeben wird.

Telefonanlage und Homeoffice

Homeoffice ist einer der größten Vorteile moderner IP-Telefonanlagen.

Der Mitarbeiter muss nicht zwingend physisch im Büro sein.

Je nach System kann er beispielsweise über:

• IP-Telefon
• Desktop-App
• Smartphone-App
• Browser
• Microsoft Teams

telefonieren.

Der Kunde sieht trotzdem die geschäftliche Rufnummer des Unternehmens.

Auch interne Durchwahlen und Rufgruppen können weiterhin funktionieren.

Damit ist das Homeoffice telefonseitig nahezu wie ein weiterer Unternehmensstandort.

Telefonanlage für mehrere Standorte

Cloud-Telefonanlagen eignen sich besonders gut für Unternehmen mit mehreren Standorten.

Beispielsweise:

München

Augsburg

Hamburg

Alle Benutzer können innerhalb derselben Telefonanlage betrieben werden.

Dadurch können:

• interne Durchwahlen
• Rufgruppen
• Warteschlangen
• gemeinsame Rufnummern
• Vertretungen

standortübergreifend genutzt werden.

Auch virtuelle Telefonanlagen können mehrere Standorte zentral versorgen.

Microsoft Teams als Telefonanlage

Unternehmen, die ohnehin stark mit Microsoft Teams arbeiten, können Teams auch für klassische Telefonie verwenden.

Microsoft bezeichnet die entsprechende Plattform als Teams Phone beziehungsweise Teams Telefon.

Damit lassen sich unter anderem Funktionen wie:

• externe Telefonate
• Rufnummern
• Anrufweiterleitungen
• automatische Telefonzentralen
• Warteschlangen

in Teams integrieren.

Der Mitarbeiter telefoniert dann beispielsweise direkt über:

Microsoft Teams + Headset

statt über ein klassisches Tischtelefon.

Was benötigt Microsoft Teams Telefonie?

Teams Phone besteht aus mehreren Komponenten.

Zunächst benötigt der Benutzer eine geeignete Microsoft-365-/Teams-Grundlizenz und je nach Lizenzmodell eine Teams-Phone-Berechtigung.

Für klassische Gespräche ins öffentliche Telefonnetz wird zusätzlich eine PSTN-Anbindung benötigt.

Microsoft unterstützt dafür aktuell mehrere Varianten:

• Microsoft Calling Plans
• Operator Connect
• Teams Phone Mobile
• Direct Routing

Teams Phone ist also nicht automatisch dadurch vollständig eingerichtet, dass ein Unternehmen Microsoft Teams verwendet.

Für wen ist Teams Telefon interessant?

Teams Telefon kann interessant sein, wenn:

• Microsoft 365 bereits zentral eingesetzt wird,
• Mitarbeiter viel in Teams arbeiten,
• Headsets bevorzugt werden,
• klassische Tischtelefone weniger wichtig sind,
• Kommunikation möglichst in einer Anwendung gebündelt werden soll.

Für Unternehmen mit:

• umfangreichen DECT-Anforderungen,
• vielen Türsprechstellen,
• speziellen Telefonieintegrationen,
• klassischen Systemtelefonen

kann dagegen eine spezialisierte Telefonanlage einfacher oder geeigneter sein.

AGFEO Telefonanlage für kleine Unternehmen

Eine weitere Möglichkeit sind professionelle Telefonanlagen von AGFEO.

AGFEO bietet unterschiedliche Betriebsmodelle.

AGFEO HyperFonie

HyperFonie ist eine Cloud-Telefonanlage.

Sie eignet sich laut Hersteller aktuell für 3 bis 250 Benutzer und kann bis zu 80 gleichzeitige Gespräche abbilden.

Damit eignet sie sich sowohl für sehr kleine Unternehmen als auch für größere mittelständische Umgebungen.

AGFEO HyperVoice

HyperVoice ist eine virtuelle Soft-PBX.

Sie kann als virtuelle Telefonanlage betrieben werden und unterstützt laut AGFEO ebenfalls bis zu 250 Benutzer und 80 gleichzeitige Gespräche.

AGFEO On-Premise

Zusätzlich bietet AGFEO weiterhin lokale beziehungsweise hybride Telefonanlagen an.

Damit können Unternehmen weiterhin eine lokale Telefonanlage einsetzen und gleichzeitig moderne IP- und Cloudfunktionen nutzen.

Dadurch lässt sich je nach Unternehmen zwischen Cloud, virtueller Anlage und klassischer On-Premise-Struktur entscheiden.

Braucht eine VoIP-Telefonanlage eine gute Internetverbindung?

Ja.

Bei einer Cloud-Telefonanlage laufen Gespräche über die Internetverbindung.

Dabei ist allerdings weniger die maximale Bandbreite entscheidend als die Qualität der Verbindung.

Für Sprachkommunikation sind besonders wichtig:

• geringe Latenz
• geringer Jitter
• geringer Paketverlust
• stabile Verbindung

Ein Unternehmen kann theoretisch eine sehr schnelle Internetleitung besitzen und trotzdem schlechte Sprachqualität haben, wenn das Netzwerk falsch konfiguriert ist.

QoS für Telefonie

Quality of Service – kurz QoS – kann genutzt werden, um Sprachverkehr im Netzwerk entsprechend zu priorisieren.

Dadurch soll verhindert werden, dass beispielsweise ein großer Download die Telefonqualität beeinträchtigt.

Besonders bei kleineren Internetleitungen oder stark ausgelasteten Netzwerken kann das relevant sein.

AGFEO nennt als grobe Orientierung ungefähr 100 kbit/s je gleichzeitigem Gespräch.

Die tatsächlich erforderliche Bandbreite hängt unter anderem vom verwendeten Codec und weiteren Netzwerkprotokollen ab.

Was passiert bei Internetausfall?

Diese Frage sollte bei jeder Cloud-Telefonanlage beantwortet werden.

Mögliche Maßnahmen sind:

Zweite Internetleitung

Beispielsweise:

Glasfaser
+
DSL oder 5G

Die Firewall wechselt bei einem Ausfall automatisch auf die zweite Verbindung.

Mobilfunk-App

Mitarbeiter können gegebenenfalls über die App und Mobilfunkverbindung weiterarbeiten.

Rufumleitung

Bei Ausfall können Anrufe beispielsweise auf Mobiltelefone umgeleitet werden.

Cloudrouting

Da die Telefonanlage selbst weiterhin im Rechenzentrum läuft, können eingehende Gespräche unter Umständen weiterhin auf externe Ziele geleitet werden.

Damit kann eine Cloud-Telefonanlage bei richtigem Aufbau sogar Vorteile gegenüber einer ausschließlich lokalen Infrastruktur bieten.

Was ist ein SIP-Trunk?

Ein SIP-Trunk verbindet eine Telefonanlage mit dem öffentlichen Telefonnetz.

Vereinfacht:

Telefonanlage

↓

SIP-Trunk

↓

Telefonanbieter

↓

öffentliches Telefonnetz

Darüber werden die geschäftlichen Rufnummern bereitgestellt beziehungsweise erreichbar gemacht.

Ein SIP-Trunk kann mehrere Rufnummern und mehrere gleichzeitige Gespräche übertragen.

Wie viele gleichzeitige Gespräche braucht ein Unternehmen?

Nicht jeder Mitarbeiter telefoniert gleichzeitig.

Ein Unternehmen mit zehn Mitarbeitern benötigt deshalb nicht automatisch zehn externe Sprachkanäle.

Entscheidend ist die tatsächliche Nutzung.

Ein Support- oder Vertriebsunternehmen kann deutlich mehr gleichzeitige Gespräche benötigen als ein Ingenieurbüro mit derselben Mitarbeiterzahl.

Die Anzahl sollte deshalb anhand der Arbeitsweise geplant werden.

Rufgruppen sinnvoll einrichten

Rufgruppen gehören zu den wichtigsten Funktionen einer Telefonanlage.

Beispielsweise:

Vertrieb

→ Mitarbeiter 10
→ Mitarbeiter 11
→ Mitarbeiter 12

oder:

Buchhaltung

→ Mitarbeiter 20
→ Mitarbeiter 21

Anstatt jedem Kunden unterschiedliche persönliche Rufnummern nennen zu müssen, erhält die Abteilung eine zentrale Nummer.

Die Telefonanlage verteilt den Anruf anschließend an die verfügbaren Mitarbeiter.

Warteschleife oder einfach alle Telefone klingeln lassen?

Bei wenigen Anrufen reicht häufig eine einfache Rufgruppe.

Bei höherem Anrufvolumen kann eine Warteschlange sinnvoll sein.

Der Anrufer hört beispielsweise:

Alle Mitarbeiter befinden sich derzeit im Gespräch.

Der Anruf wird anschließend automatisch an den nächsten verfügbaren Mitarbeiter verteilt.

Für Support, Vertrieb oder Terminannahme kann das wesentlich professioneller sein.

Automatische Telefonzentrale

Eine automatische Telefonzentrale beziehungsweise ein Auto Attendant bietet dem Anrufer eine Auswahl.

Beispielsweise:

Drücken Sie 1 für Vertrieb

Drücken Sie 2 für Support

Drücken Sie 3 für Buchhaltung

Das kann bei größeren Unternehmen sinnvoll sein.

Bei einem Unternehmen mit drei Mitarbeitern wäre ein komplexes Sprachmenü dagegen häufig unnötig.

Die Telefonanlage sollte zum Unternehmen passen – nicht möglichst viele Funktionen demonstrieren.

Öffnungszeiten automatisch steuern

Eine gute Telefonanlage kann unterschiedliche Regeln abhängig von der Uhrzeit anwenden.

Beispielsweise:

Montag bis Freitag, 08:00–17:00 Uhr

Anruf → Zentrale

Außerhalb der Öffnungszeiten

Anruf → Ansage

Feiertag

Anruf → spezielle Feiertagsansage

Damit müssen Mitarbeiter nicht jeden Abend manuell Weiterleitungen aktivieren.

CTI – Telefonieren direkt aus dem PC

CTI steht für Computer Telephony Integration.

Damit wird Telefonie mit dem Arbeitsplatzcomputer verbunden.

Der Mitarbeiter kann beispielsweise:

• Kontakte anklicken und anrufen,
• eingehende Anrufer erkennen,
• Anruflisten anzeigen,
• Präsenzinformationen sehen.

Je nach Telefonanlage können auch CRM- oder ERP-Systeme angebunden werden.

Gerade für Vertrieb und Kundenservice kann das die Arbeit deutlich vereinfachen.

Telefonanlage und CRM

Eine CRM-Integration kann beispielsweise ermöglichen:

Eingehender Anruf

↓

Telefonnummer wird erkannt

↓

Kundendatensatz öffnet sich automatisch

Der Mitarbeiter weiß sofort, welcher Kunde anruft und kann gegebenenfalls direkt dessen Vorgänge einsehen.

Ob eine solche Integration möglich ist, hängt von Telefonanlage und Unternehmenssoftware ab.

Welche Telefonnummern braucht ein kleines Unternehmen?

Eine typische Struktur könnte beispielsweise so aussehen:

Zentrale:
089 123456-0

Mitarbeiter:
089 123456-10
089 123456-11
089 123456-12

Vertrieb:
089 123456-20

Support:
089 123456-30

Dadurch entsteht eine übersichtliche Rufnummernstruktur.

Neue Mitarbeiter können später entsprechend einsortiert werden.

Rufnummern beim Wechsel der Telefonanlage behalten

In vielen Fällen können bestehende Rufnummern zu einem neuen Telefonanbieter portiert werden.

Wichtig ist allerdings, die Portierung frühzeitig zu planen.

Dabei sollten beispielsweise geprüft werden:

• aktueller Anbieter
• Vertragslaufzeit
• Rufnummernblock
• Anschlussinhaber
• Kündigung
• Portierungsdatum

Ein Fehler bei der Portierung kann dazu führen, dass das Unternehmen vorübergehend schlechter erreichbar ist.

Deshalb sollte eine Migration nicht am letzten Tag des bestehenden Vertrags begonnen werden.

Was kostet eine Telefonanlage für kleine Unternehmen?

Die Kosten hängen stark von der gewählten Lösung ab.

Relevant sind unter anderem:

• Anzahl der Benutzer
• Telefonanlagen-Lizenzen
• SIP-Trunk
• Gesprächskosten
• Rufnummern
• Tischtelefone
• Headsets
• DECT
• Smartphone-Apps
• Einrichtung
• Wartung
• Support

Cloud-Telefonanlage

Hier entstehen häufig monatliche Kosten pro Benutzer.

Dafür ist die Anfangsinvestition meist geringer.

Lokale Telefonanlage

Hier können höhere einmalige Kosten entstehen.

Dafür unterscheidet sich das laufende Kostenmodell.

Microsoft Teams

Hier müssen insbesondere die vorhandenen Microsoft-Lizenzen, Teams-Phone-Lizenzierung und die PSTN-Anbindung betrachtet werden.

Microsoft Teams Telefon Standard wird aktuell separat angeboten; zusätzlich ist für externe Telefonate eine geeignete PSTN-Anbindung erforderlich.

Ein reiner Vergleich des monatlichen Benutzerpreises greift deshalb häufig zu kurz.

Welche Lösung für 5 Mitarbeiter?

Für ein klassisches Büro mit fünf Mitarbeitern würde ich häufig zunächst eine Cloud-Telefonanlage prüfen.

Beispielsweise wenn benötigt werden:

• fünf Benutzer
• zentrale Rufnummer
• persönliche Durchwahlen
• Rufgruppe
• Öffnungszeiten
• Smartphone-App
• Homeoffice

Die Administration und Erweiterung bleiben dadurch relativ einfach.

Welche Lösung für 10 bis 20 Mitarbeiter?

Hier hängt die Entscheidung stärker von Arbeitsweise und vorhandener Infrastruktur ab.

Cloud ist weiterhin sehr attraktiv.

Eine lokale oder virtuelle Anlage kann jedoch interessant sein bei:

• vielen DECT-Geräten
• mehreren Türsprechstellen
• speziellen Integrationen
• eigener Serverinfrastruktur
• besonderen Anforderungen an lokale Kontrolle

Microsoft Teams Telefon sollte geprüft werden, wenn Teams ohnehin die zentrale Kommunikationsplattform darstellt.

Welche Lösung für mehrere Standorte?

Hier ist eine Cloud- oder zentral betriebene virtuelle Telefonanlage häufig besonders sinnvoll.

Alle Standorte können in einer gemeinsamen Anlage verwaltet werden.

Ein Mitarbeiter in Hamburg kann beispielsweise dieselbe interne Rufnummernstruktur verwenden wie ein Kollege in München.

Auch Homeoffice-Arbeitsplätze lassen sich wie zusätzliche Standorte behandeln.

Sicherheit bei VoIP-Telefonanlagen

Auch eine Telefonanlage ist ein IT-System und sollte entsprechend geschützt werden.

Relevant sind beispielsweise:

• regelmäßige Updates
• sichere Passwörter
• getrennte Administratorzugänge
• Firewall
• verschlüsselte Kommunikation
• Schutz vor unberechtigten Auslandsgesprächen
• Monitoring
• sichere Remote-Administration
• Netzwerksegmentierung

Eine kompromittierte Telefonanlage kann unter anderem für teure betrügerische Telefonate missbraucht werden.

Telefonie in eigenes VLAN?

In professionellen Netzwerken kann ein eigenes VoIP-VLAN sinnvoll sein.

Beispielsweise:

VLAN 10 – Clients

VLAN 20 – Server

VLAN 30 – Telefonie

VLAN 40 – Gäste

Dadurch kann Telefonieverkehr getrennt und gezielter kontrolliert werden.

Auch QoS-Regeln lassen sich dadurch teilweise strukturierter umsetzen.

PoE für IP-Telefone

Viele IP-Telefone können über Power over Ethernet – PoE mit Strom versorgt werden.

Das Netzwerkkabel überträgt dann:

• Netzwerk
• Stromversorgung

gleichzeitig.

Dadurch wird am Schreibtisch kein separates Netzteil für das Telefon benötigt.

Der eingesetzte Netzwerk-Switch muss dafür jedoch ausreichend PoE-Leistung bereitstellen.

Häufige Fehler bei Telefonanlagen

Nur auf den günstigsten Preis achten

Die günstigste Benutzerlizenz ist nicht automatisch die günstigste Gesamtlösung.

Internet nicht berücksichtigen

Eine Cloud-Telefonanlage benötigt eine stabile Internetverbindung.

Kein Ausfallkonzept

Erst beim ersten Leitungsausfall wird bemerkt, dass auch die gesamte Telefonie ausgefallen ist.

Zu komplizierte Rufmenüs

Kunden möchten häufig schnell mit einem Menschen sprechen und nicht fünf Menüs durchlaufen.

Keine Rufnummernstruktur

Neue Durchwahlen werden ohne System vergeben.

Netzwerk nicht vorbereiten

VoIP wird eingeführt, obwohl Switch, VLAN, PoE und Internetverbindung nicht dafür ausgelegt sind.

Portierung zu spät planen

Rufnummern werden erst kurz vor dem Anbieterwechsel berücksichtigt.

Fazit: Welche Telefonanlage ist für kleine Unternehmen sinnvoll?

Für viele kleine Unternehmen ist heute eine Cloud-Telefonanlage die einfachste und flexibelste Lösung.

Sie eignet sich insbesondere für:

• kleine Teams
• Homeoffice
• mehrere Standorte
• wachsende Unternehmen
• Unternehmen ohne eigene Telefonanlagen-Hardware

Eine lokale beziehungsweise virtuelle Telefonanlage bleibt jedoch interessant, wenn:

• besondere Integrationen erforderlich sind,
• umfangreiche lokale Infrastruktur vorhanden ist,
• DECT oder Türkommunikation eine große Rolle spielt,
• möglichst viel Kontrolle über das System gewünscht wird.

Microsoft Teams Telefon kann wiederum sehr interessant sein, wenn Microsoft 365 und Teams bereits das Zentrum der täglichen Kommunikation bilden.

Die wichtigste Frage lautet deshalb nicht:

„Welche Telefonanlage ist die beste?“

Sondern:

„Welche Telefonanlage passt zu unserer Arbeitsweise?“

Erst danach sollte entschieden werden, ob Cloud, On-Premise, virtuelle PBX oder Teams Telefon die passende Lösung ist.

Telefonanlage für Ihr Unternehmen planen und einrichten

Sie möchten eine neue Telefonanlage einführen, Ihre bestehende Anlage modernisieren oder auf Cloud-Telefonie umsteigen?

Unetifi unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen bei der Planung, Installation und laufenden Betreuung moderner Telefonanlagen.

Dazu können unter anderem gehören:

• Cloud-Telefonanlagen
• AGFEO-Telefonanlagen
• IP-Telefonie
• SIP-Trunks
• Rufnummernportierung
• Tischtelefone
• DECT
• Headsets
• Smartphone- und Desktop-Telefonie
• Rufgruppen
• Warteschlangen
• Öffnungszeiten
• Homeoffice
• Netzwerk und VLAN
• PoE
• Internet-Fallback
• laufende Administration und Support

Dabei betrachten wir nicht nur die Telefonanlage selbst, sondern auch Netzwerk, Internetverbindung und Arbeitsplätze.

So entsteht eine Telefonielösung, die zum tatsächlichen Arbeitsalltag Ihres Unternehmens passt.

Häufig gestellte Fragen zu Telefonanlagen für kleine Unternehmen

Welche Telefonanlage eignet sich für kleine Unternehmen?

Für viele kleine Unternehmen eignet sich eine Cloud-Telefonanlage besonders gut, da keine eigene Telefonanlagen-Hardware erforderlich ist und Benutzer, Homeoffice sowie weitere Standorte flexibel ergänzt werden können. Je nach Anforderungen können lokale oder virtuelle Anlagen jedoch sinnvoller sein.

Ab wie vielen Mitarbeitern lohnt sich eine Telefonanlage?

Eine professionelle Telefonanlage kann bereits bei zwei oder drei Mitarbeitern sinnvoll sein. Sobald zentrale Rufnummern, Durchwahlen, Rufgruppen oder Öffnungszeiten benötigt werden, bietet eine Telefonanlage Vorteile gegenüber einzelnen Mobiltelefonen.

Was ist besser – Cloud oder lokale Telefonanlage?

Cloud-Telefonanlagen sind häufig einfacher skalierbar und besonders gut für Homeoffice und mehrere Standorte geeignet. Lokale Telefonanlagen bieten dagegen mehr Kontrolle über die eigene Infrastruktur. Welche Variante besser ist, hängt vom Unternehmen ab.

Was passiert mit einer Cloud-Telefonanlage bei Internetausfall?

Telefone im Büro können ihre Verbindung verlieren. Abhängig vom System können Anrufe jedoch weiterhin in der Cloud verarbeitet und beispielsweise an Smartphones weitergeleitet werden. Eine zweite Internetverbindung kann die Verfügbarkeit zusätzlich erhöhen.

Kann ich meine bisherigen Rufnummern behalten?

In vielen Fällen ja. Bestehende Telefonnummern können über eine Rufnummernportierung zum neuen Anbieter übertragen werden. Die Portierung sollte frühzeitig geplant werden.

Kann ich im Homeoffice meine geschäftliche Telefonnummer verwenden?

Ja. Moderne Telefonanlagen ermöglichen Telefonie über Desktop-Anwendungen, IP-Telefone oder Smartphone-Apps. Dabei kann weiterhin die geschäftliche Rufnummer verwendet werden.

Kann Microsoft Teams eine Telefonanlage ersetzen?

Ja. Mit Microsoft Teams Phone kann Teams um klassische Telefonanlagenfunktionen und PSTN-Telefonie erweitert werden. Dafür sind jedoch die passende Lizenzierung und eine PSTN-Anbindungsoption erforderlich.

Brauche ich noch Tischtelefone?

Nicht zwingend. Mitarbeiter können auch mit Headset und Softphone oder über eine Smartphone-App telefonieren. Für feste Büroarbeitsplätze und Mitarbeiter mit hohem Gesprächsaufkommen sind Tischtelefone jedoch weiterhin sinnvoll.

Was ist ein SIP-Trunk?

Ein SIP-Trunk verbindet eine IP-Telefonanlage mit dem öffentlichen Telefonnetz. Darüber werden Rufnummern und externe Telefongespräche übertragen.

Kann eine Telefonanlage mehrere Standorte verbinden?

Ja. Besonders Cloud- und zentral betriebene virtuelle Telefonanlagen eignen sich dafür. Mitarbeiter verschiedener Standorte können innerhalb derselben Telefonanlage arbeiten und dieselben Rufgruppen und internen Durchwahlen verwenden.