Ein neues Büro wird geplant, ein Unternehmen zieht um oder ein neuer Standort wird eröffnet. Neben Möbeln, Strom und Internet gehört vor allem die IT-Ausstattung des neuen Büros zu den wichtigsten Punkten der Planung.

Wie viele Netzwerkanschlüsse werden benötigt? Wo sollten WLAN Access Points installiert werden? Welche Internetleitung ist sinnvoll? Braucht das Unternehmen einen Server oder ein NAS? Und wann müssen Firewall, Telefonanlage, Microsoft 365 und Backup eingeplant werden?

Viele dieser Entscheidungen sollten getroffen werden, bevor Elektriker, Trockenbauer und andere Gewerke ihre Arbeiten abgeschlossen haben. Nachträglich fehlende Netzwerkleitungen oder ungünstig platzierte Access Points zu korrigieren, kann deutlich aufwendiger und teurer werden.

Diese Checkliste zeigt, welche IT-Ausstattung bei einem neuen Büro berücksichtigt werden sollte – von Internet und Netzwerk über WLAN und Arbeitsplätze bis zu Telefonie, Backup und IT-Sicherheit.

IT-Ausstattung für ein neues Büro: Was wird benötigt?

Die konkrete Ausstattung hängt von Unternehmensgröße und Arbeitsweise ab. Für ein typisches Büro sollten jedoch mindestens folgende Bereiche geprüft werden:

• Internetanschluss
• Firewall beziehungsweise Gateway
• strukturierte Netzwerkverkabelung
• Netzwerkschrank
• Switches
• WLAN Access Points
• PCs und Notebooks
• Monitore und Dockingstations
• Drucker und Scanner
• Microsoft 365 und E-Mail
• Telefonanlage
• Server, NAS oder Cloudspeicher
• Backup
• Virenschutz und Endpoint Security
• Benutzer- und Rechteverwaltung
• VPN beziehungsweise sicherer Fernzugriff
• USV
• Monitoring und Wartung
• Dokumentation

Wichtig ist dabei, diese Komponenten nicht einzeln zu betrachten.

Internet, Firewall, Netzwerk, WLAN, Server, Cloud und Arbeitsplätze bilden zusammen die IT-Infrastruktur des Büros.

1. Internetanschluss frühzeitig bestellen

Einer der ersten Punkte bei einem neuen Büro sollte der Internetanschluss sein.

Gerade Glasfaseranschlüsse können längere Bereitstellungszeiten haben. Wird der Anschluss erst kurz vor dem Einzug bestellt, kann es passieren, dass das neue Büro zwar fertig eingerichtet ist, aber noch keine geeignete Internetverbindung besitzt.

Deshalb sollte frühzeitig geprüft werden:

• Welche Anbieter sind verfügbar?
• Ist Glasfaser vorhanden?
• Welche Bandbreite ist verfügbar?
• Wird eine feste öffentliche IP-Adresse benötigt?
• Gibt es einen Geschäftskundentarif?
• Welche Entstörzeiten bietet der Anbieter?
• Wird eine Backup-Internetleitung benötigt?

Wie schnell sollte das Internet im Büro sein?

Die benötigte Geschwindigkeit hängt nicht ausschließlich von der Mitarbeiterzahl ab.

Ein Büro mit zehn Mitarbeitern, die hauptsächlich E-Mails bearbeiten, benötigt möglicherweise weniger Bandbreite als fünf Mitarbeiter, die regelmäßig große Dateien in die Cloud übertragen.

Besonders relevant sind:

• Microsoft 365
• OneDrive und SharePoint
• Cloud-Backups
• Videokonferenzen
• VoIP-Telefonie
• Cloud-Anwendungen
• große Dateiübertragungen
• Remote-Arbeitsplätze

Nicht nur der Download ist wichtig.

Gerade bei Cloud-Backups, Videokonferenzen, Serverzugriffen oder größeren Dateiübertragungen kann eine hohe Upload-Geschwindigkeit entscheidend sein.

2. Backup-Internetverbindung einplanen

Für Unternehmen, die vollständig von Cloudanwendungen, VoIP und Microsoft 365 abhängig sind, bedeutet ein Internetausfall möglicherweise:

kein E-Mail-Zugriff, keine Cloudanwendungen, keine Telefonie und eingeschränktes Arbeiten.

Deshalb kann eine zweite Internetverbindung sinnvoll sein.

Beispielsweise:

Primär: Glasfaser

Backup: DSL, Kabel oder 5G

Eine geeignete Firewall beziehungsweise ein Gateway kann bei Ausfall der primären Leitung automatisch auf die zweite Verbindung wechseln.

Wie wichtig diese Redundanz ist, hängt davon ab, welche Auswirkungen ein Internetausfall auf den Geschäftsbetrieb hätte.

3. Netzwerkverkabelung planen

Die strukturierte Netzwerkverkabelung gehört zu den wichtigsten Bestandteilen eines neuen Büros.

Hier gilt:

Lieber einige Netzwerkanschlüsse zu viel einplanen als später zu wenige haben.

Netzwerkleitungen werden nicht nur für Computer benötigt.

Auch folgende Geräte können eine kabelgebundene Netzwerkverbindung benötigen:

• VoIP-Telefone
• Drucker
• WLAN Access Points
• Kameras
• Türsprechanlagen
• Zutrittskontrolle
• Zeiterfassung
• Smart-Building-Systeme
• Fernseher und Displays
• Konferenzsysteme
• Server
• NAS-Systeme

Gerade bei Neubauten oder Sanierungen sollte die Netzwerkplanung deshalb erfolgen, bevor Wände und Decken geschlossen werden.

4. Wie viele Netzwerkanschlüsse pro Arbeitsplatz?

Für einen klassischen Büroarbeitsplatz würde ich mindestens zwei Netzwerkanschlüsse einplanen.

Dadurch können beispielsweise PC und Telefon separat angeschlossen werden.

Auch wenn moderne VoIP-Telefone teilweise einen integrierten Netzwerk-Switch besitzen, bietet eine zusätzliche Netzwerkdose mehr Flexibilität.

Je nach Arbeitsplatz können auch drei oder vier Anschlüsse sinnvoll sein.

Beispielsweise:

Port 1: PC / Dockingstation
Port 2: Telefon
Port 3: Reserve
Port 4: zusätzliches Gerät

Die Mehrkosten für zusätzliche Leitungen während der Bauphase sind häufig wesentlich geringer als eine spätere Nachverkabelung.

5. Welche Netzwerkkabel sollten verwendet werden?

Für neue Büroinstallationen sollte eine strukturierte Verkabelung gewählt werden, die nicht nur die aktuellen Anforderungen erfüllt, sondern Reserven für zukünftige Netzwerkgeschwindigkeiten bietet.

In Deutschland werden bei professionellen Installationen häufig Cat-7-Verlegekabel in Kombination mit geeigneten Anschlusskomponenten eingesetzt.

Entscheidend ist allerdings die Leistung der gesamten Übertragungsstrecke.

Kabel, Patchpanel, Netzwerkdose und Patchkabel müssen zusammenpassen.

Bei größeren Gebäuden oder mehreren Etagen kann zusätzlich eine Glasfaserverkabelung zwischen den Verteilern sinnvoll sein.

Damit können beispielsweise Switches über 10, 25 oder höhere Gigabit-Geschwindigkeiten miteinander verbunden werden.

6. Netzwerkschrank einplanen

Die Netzwerkkomponenten sollten möglichst nicht lose auf einem Regal oder Schreibtisch verteilt werden.

Ein zentraler 19-Zoll-Netzwerkschrank schafft eine strukturierte Umgebung für:

• Patchpanel
• Switches
• Firewall
• Router
• Glasfaserkomponenten
• NAS
• kleinere Server
• USV

Die Größe des Netzwerkschranks sollte mit Reserve geplant werden.

Ein Schrank, der bereits bei der Erstinstallation vollständig belegt ist, lässt kaum Möglichkeiten für spätere Erweiterungen.

Zusätzlich sollten berücksichtigt werden:

• Stromversorgung
• Belüftung
• Temperatur
• Zugänglichkeit
• Kabelführung
• abschließbarer Raum beziehungsweise Schrank

Der Netzwerkverteiler sollte außerdem nicht für jeden Mitarbeiter frei zugänglich sein.

7. PoE-Switches für moderne Büro-Netzwerke

Viele moderne Netzwerkgeräte können über Power over Ethernet – PoE direkt über das Netzwerkkabel mit Strom versorgt werden.

Dazu gehören beispielsweise:

• WLAN Access Points
• VoIP-Telefone
• Überwachungskameras
• Türsprechanlagen
• Zutrittskontrollsysteme

Dadurch werden an den Montagepositionen keine separaten Netzteile benötigt.

Bei der Auswahl des Switches reicht es jedoch nicht, ausschließlich auf die Anzahl der Ports zu achten.

Wichtig sind auch:

• PoE
• PoE+
• PoE++
• gesamtes PoE-Budget
• 1-Gigabit-Ports
• 2,5-Gigabit-Ports
• 10-Gigabit-Uplinks
• VLAN-Unterstützung
• Redundanzanforderungen

Gerade moderne Wi-Fi-7-Access-Points können von Multi-Gigabit-Netzwerkanschlüssen profitieren.

8. WLAN im Büro richtig planen

Ein häufiger Fehler besteht darin, WLAN Access Points erst nach Abschluss der Bauarbeiten einzuplanen.

Dann wird der Access Point dort montiert, wo zufällig noch ein Netzwerkanschluss vorhanden ist.

Besser ist die umgekehrte Vorgehensweise:

Zuerst optimale Access-Point-Position bestimmen → anschließend Netzwerkleitung dorthin legen.

Die benötigte Anzahl der Access Points hängt nicht allein von der Bürofläche ab.

Relevant sind unter anderem:

• Grundriss
• Wände
• Baumaterialien
• Decken
• Anzahl der Mitarbeiter
• Anzahl der WLAN-Geräte
• Nachbar-WLANs
• gewünschte Geschwindigkeit
• 2,4 GHz, 5 GHz und 6 GHz
• Besprechungsräume
• Aufenthaltsbereiche

Ein Access Point mitten im Flur ist nicht automatisch die beste Lösung.

9. WLAN-Ausleuchtung vor der Installation

Bei größeren Büros kann bereits vor der Installation eine WLAN-Planung beziehungsweise WLAN-Ausleuchtung sinnvoll sein.

Anhand des Gebäudeplans können mögliche Access-Point-Positionen und die voraussichtliche Funkabdeckung geplant werden.

Bei anspruchsvollen Umgebungen kann zusätzlich eine Messung vor Ort erfolgen.

Damit lässt sich unter anderem vermeiden, dass später:

• einzelne Räume schlechten Empfang haben,
• zu viele Access Points installiert werden,
• Access Points sich gegenseitig stören,
• Netzwerkanschlüsse an falschen Stellen sitzen.

Gerade bei einem Neubau ist die Planungsphase der ideale Zeitpunkt dafür.

10. Firmen-WLAN und Gast-WLAN trennen

Gäste sollten nicht einfach Zugang zum internen Unternehmensnetz erhalten.

Stattdessen sollte ein separates Gastnetz eingerichtet werden.

Beispielsweise:

VLAN 10 – Mitarbeiter

VLAN 20 – Server

VLAN 30 – VoIP

VLAN 40 – Gäste

VLAN 50 – IoT

Die Firewall kann anschließend steuern, welche Netzwerkbereiche miteinander kommunizieren dürfen.

Das Gast-WLAN erhält beispielsweise ausschließlich Zugriff auf das Internet, aber keinen Zugriff auf Server, NAS, Drucker oder andere interne Systeme.

11. Firewall für das neue Büro

Zwischen Internet und Unternehmensnetz sollte eine professionelle Firewall beziehungsweise ein entsprechend konfiguriertes Security Gateway eingesetzt werden.

Die Auswahl hängt unter anderem ab von:

• Internetgeschwindigkeit
• Anzahl der Benutzer
• VPN
• VLANs
• mehreren Internetleitungen
• Sicherheitsfunktionen
• Standortvernetzung

Die Firewall ist ein zentraler Bestandteil der gesamten IT-Sicherheit.

Sie sollte deshalb nicht ausschließlich anhand des günstigsten Anschaffungspreises ausgewählt werden.

12. PCs oder Notebooks?

Bei der Arbeitsplatzplanung stellt sich häufig die Frage:

Desktop-PC oder Notebook?

Für viele moderne Büros sind Business-Notebooks in Kombination mit Dockingstations besonders flexibel.

Der Mitarbeiter verbindet sein Notebook am Arbeitsplatz beispielsweise über USB-C oder Thunderbolt mit der Dockingstation.

Darüber werden anschließend:

• Monitore
• Netzwerk
• Tastatur
• Maus
• Stromversorgung
• weitere USB-Geräte

angebunden.

Der Mitarbeiter kann dasselbe Notebook anschließend mit ins Homeoffice nehmen.

Desktop-PCs können dagegen sinnvoll sein, wenn der Arbeitsplatz dauerhaft stationär ist oder besonders hohe Leistung benötigt wird.

13. Business-Geräte statt Consumer-PCs

Für Unternehmensarbeitsplätze sollten möglichst Business-Geräte verwendet werden.

Diese bieten je nach Hersteller und Modell beispielsweise:

• längere Produktverfügbarkeit
• bessere Ersatzteilversorgung
• Business-Support
• Dockingstation-Unterstützung
• TPM
• Windows 11 Pro
• bessere Wartbarkeit
• Vor-Ort-Serviceoptionen

Gerade bei mehreren identischen Arbeitsplätzen kann eine standardisierte Hardwareausstattung die Administration deutlich vereinfachen.

14. Wie viele Monitore pro Arbeitsplatz?

Für viele Büroarbeitsplätze haben sich zwei Monitore bewährt.

Beispielsweise:

Monitor 1: E-Mail / ERP

Monitor 2: Dokument / Browser

Alternativ werden zunehmend größere Ultrawide-Monitore eingesetzt.

Welche Variante sinnvoll ist, hängt von der jeweiligen Tätigkeit ab.

Bei der Planung sollten zusätzlich:

• Monitorarme
• Dockingstations
• USB-C
• DisplayPort
• HDMI
• ergonomische Positionierung

berücksichtigt werden.

15. Drucker und Scanner

Auch wenn viele Prozesse digitalisiert werden, werden in zahlreichen Unternehmen weiterhin Drucker benötigt.

Statt für jeden Arbeitsplatz einen eigenen Drucker bereitzustellen, kann ein zentraler Netzwerkdrucker wirtschaftlicher sein.

Je nach Unternehmen können benötigt werden:

• Schwarzweiß-Laserdrucker
• Farblaserdrucker
• Multifunktionsgerät
• Dokumentenscanner
• Etikettendrucker
• Spezialdrucker

Der Drucker sollte nach Möglichkeit über das kabelgebundene Netzwerk und nicht ausschließlich über WLAN angebunden werden.

16. Microsoft 365 und E-Mail

Für viele neue Büros bildet Microsoft 365 einen zentralen Bestandteil der IT-Ausstattung.

Je nach Lizenz können unter anderem bereitgestellt werden:

• Exchange Online
• Outlook
• Word
• Excel
• PowerPoint
• OneDrive
• SharePoint
• Microsoft Teams
• Sicherheitsfunktionen
• Geräteverwaltung

Dabei sollte nicht einfach für jeden Mitarbeiter irgendeine Lizenz bestellt werden.

Die benötigte Lizenz hängt vom jeweiligen Arbeitsplatz und Sicherheitskonzept ab.

17. E-Mail-Adressen richtig strukturieren

Bereits bei der Einrichtung sollte eine klare Struktur festgelegt werden.

Mitarbeiter erhalten beispielsweise persönliche Konten:

[email protected]

Allgemeine Adressen wie:

[email protected]

[email protected]

[email protected]

sollten je nach Anforderung als gemeinsame beziehungsweise freigegebene Postfächer eingerichtet werden, statt Zugangsdaten eines einzelnen Benutzerkontos unter mehreren Mitarbeitern zu teilen.

Dadurch bleiben Benutzer und Zugriffe sauber voneinander getrennt.

18. OneDrive, SharePoint oder NAS?

Bei einem neuen Büro sollte früh entschieden werden, wo Unternehmensdaten gespeichert werden.

Mögliche Varianten sind:

OneDrive

Für persönliche Arbeitsdateien eines Benutzers.

SharePoint

Für gemeinsam genutzte Unternehmens- und Teamdaten.

NAS

Für lokale Dateiablage, große Datenmengen, klassische Netzlaufwerke und Backups.

Server

Für Anwendungen, Datenbanken oder andere zentrale Dienste.

Diese Lösungen schließen sich nicht gegenseitig aus.

Ein Unternehmen kann beispielsweise SharePoint für gemeinsame Office-Dokumente und ein NAS für Backups und große lokale Datenbestände einsetzen.

19. Braucht ein neues Büro einen Server?

Nicht jedes Unternehmen benötigt heute noch einen eigenen physischen Server im Büro.

Viele Dienste können inzwischen über:

• Microsoft 365
• SaaS-Anwendungen
• Rechenzentren
• Cloudserver
• Managed Services

bereitgestellt werden.

Ein eigener Server kann jedoch weiterhin sinnvoll sein für:

• Branchensoftware
• Datenbanken
• Terminalserver
• Domain Services
• lokale Anwendungen
• Virtualisierung
• große Datenbestände

Die Entscheidung sollte anhand der Anwendungen getroffen werden – nicht nach dem Grundsatz, dass jedes Unternehmen zwangsläufig einen Server benötigt.

20. NAS für das Unternehmen

Ein NAS kann als zentraler Speicher und Backup-System eingesetzt werden.

Bekannte Hersteller sind beispielsweise Synology und QNAP.

Ein NAS kann unter anderem verwendet werden für:

• Netzlaufwerke
• PC-Backups
• Server-Backups
• Microsoft-365-Backups
• Archivdaten
• lokale Unternehmensdaten

Bei der Planung müssen insbesondere:

• Anzahl der Festplatten
• RAID
• Speicherkapazität
• Netzwerkgeschwindigkeit
• Backup
• Offsite-Sicherung

berücksichtigt werden.

RAID ersetzt dabei kein Backup.

21. Backup von Anfang an einplanen

Backup sollte nicht erst eingerichtet werden, nachdem das Unternehmen bereits Monate im neuen Büro arbeitet.

Bereits vor dem produktiven Start sollte feststehen:

Welche Daten werden gesichert?

Wie oft werden sie gesichert?

Wo werden sie gesichert?

Wie lange werden Backups aufbewahrt?

Wie schnell können Daten wiederhergestellt werden?

Eine mögliche Orientierung ist die 3-2-1-Regel:

3 Kopien der Daten

auf

2 unterschiedlichen Medien

davon

1 Kopie außerhalb des Standorts.

Beispielsweise:

Produktivdaten
→ Server/NAS

lokales Backup
→ Backup-System

Offsite-Backup
→ Rechenzentrum beziehungsweise geeigneter Cloudspeicher

22. Microsoft 365 ebenfalls sichern

Ein häufiger Irrtum:

„Unsere Daten liegen in Microsoft 365, deshalb brauchen wir kein Backup.“

Microsoft 365 verfügt zwar über verschiedene Wiederherstellungs- und Aufbewahrungsfunktionen. Unternehmen sollten dennoch prüfen, ob eine zusätzliche unabhängige Sicherung von:

• Exchange Online
• OneDrive
• SharePoint
• Teams

benötigt wird.

Eine solche Sicherung kann beispielsweise auf einem NAS oder über einen spezialisierten Backupdienst erfolgen.

23. Telefonanlage für das neue Büro

Bei der Planung sollte früh geklärt werden, wie die Telefonie umgesetzt wird.

Mögliche Varianten sind:

• lokale IP-Telefonanlage
• Cloud-Telefonanlage
• Microsoft Teams Telefonie
• hybride Lösung

Moderne Telefonanlagen verwenden häufig VoIP.

Dadurch läuft die Telefonie über das Netzwerk beziehungsweise die Internetverbindung.

Das bedeutet gleichzeitig:

Netzwerk und Internet werden Teil der Telefonanlage.

Bei der Planung sollten unter anderem berücksichtigt werden:

• Anzahl der Nebenstellen
• Rufnummern
• Warteschlangen
• Gruppen
• Öffnungszeiten
• Mobilgeräte
• Homeoffice
• Headsets
• Tischtelefone
• Türsprechstellen

24. Besprechungsräume ausstatten

Besprechungsräume werden bei der IT-Planung häufig vergessen.

Später stehen dann Kabel über den Tisch oder es fehlt genau dort eine Netzwerkdose.

Je nach Raum können benötigt werden:

• Display oder Fernseher
• Konferenzkamera
• Mikrofone
• Lautsprecher
• Microsoft Teams Room
• HDMI/USB-C-Anschluss
• drahtlose Präsentation
• Netzwerkanschluss
• WLAN
• Steckdosen

Gerade bei größeren Konferenzräumen sollte die Technik bereits während der Bauplanung berücksichtigt werden.

25. VoIP-Telefone und Headsets

Nicht jeder Mitarbeiter benötigt heute noch zwingend ein klassisches Tischtelefon.

Je nach Arbeitsweise können verwendet werden:

• IP-Telefone
• DECT-Telefone
• Softphones
• Smartphone-Apps
• USB-/Bluetooth-Headsets

Bei häufigen Telefonaten sollte auf professionelle Business-Headsets geachtet werden.

Gerade in offenen Büros spielen Mikrofonqualität und Geräuschunterdrückung eine wichtige Rolle.

26. IT-Sicherheit von Anfang an planen

IT-Sicherheit sollte nicht erst nach der Einrichtung ergänzt werden.

Zum Grundkonzept können beispielsweise gehören:

• Firewall
• Endpoint Security
• Multi-Faktor-Authentifizierung
• Festplattenverschlüsselung
• eingeschränkte Benutzerrechte
• Passwort-Manager
• E-Mail-Sicherheit
• Backup
• Updates
• Monitoring
• Netzwerksegmentierung

Ein einzelner Virenscanner ist noch kein vollständiges Sicherheitskonzept.

27. Mitarbeiter sollten keine lokalen Administratoren sein

Im normalen Arbeitsalltag benötigen Mitarbeiter normalerweise keine lokalen Administratorrechte.

Die Benutzer sollten mit Standardrechten arbeiten.

Administrative Zugangsdaten werden getrennt verwaltet.

Dadurch wird unter anderem das Risiko reduziert, dass Schadsoftware oder ein kompromittiertes Benutzerkonto direkt umfassende Änderungen am System vornehmen kann.

28. Multi-Faktor-Authentifizierung aktivieren

Für wichtige Cloud-Dienste sollte Multi-Faktor-Authentifizierung eingesetzt werden.

Besonders relevant sind beispielsweise:

• Microsoft 365
• Passwort-Manager
• VPN
• administrative Portale
• Cloudanwendungen

Ein gestohlenes Passwort allein reicht dann nicht mehr zwangsläufig aus, um sich anzumelden.

29. Passwort-Manager für das Unternehmen

Passwörter sollten nicht über:

• Excel-Dateien
• Word-Dokumente
• Notizzettel
• gemeinsame Browserprofile
• E-Mail

verteilt werden.

Ein professioneller Passwort-Manager ermöglicht die zentrale und verschlüsselte Verwaltung von Zugangsdaten.

Dabei können Mitarbeiter persönliche Zugänge und Unternehmen gemeinsame Zugangsdaten kontrolliert verwenden.

Zusätzlich können Berechtigungen bei Ein- und Austritt von Mitarbeitern zentral angepasst werden.

30. Endpoint Security und Patchmanagement

Arbeitsplatz-PCs und Server sollten zentral überwacht und aktuell gehalten werden.

Dazu gehören:

• Windows Updates
• Softwareupdates
• Virenschutz
• Sicherheitsrichtlinien
• Gerätestatus
• Monitoring

Bei mehreren Mitarbeitern ist eine zentrale Verwaltung deutlich sinnvoller als jeden PC einzeln manuell zu prüfen.

31. USV für wichtige IT-Systeme

Eine unterbrechungsfreie Stromversorgung – USV – kann wichtige Netzwerk- und Serversysteme bei Stromproblemen absichern.

Daran können beispielsweise angeschlossen werden:

• Firewall
• Switch
• NAS
• Server
• zentrale Netzwerkkomponenten

Eine USV dient nicht dazu, ein Büro stundenlang weiterzubetreiben.

Sie kann jedoch kurze Stromausfälle überbrücken und Server beziehungsweise NAS-Systeme bei längeren Ausfällen kontrolliert herunterfahren.

32. Zutrittskontrolle und Videoüberwachung

Je nach Unternehmen kann die IT-Planung zusätzlich umfassen:

• elektronische Zutrittskontrolle
• Türsprechanlage
• Videoüberwachung
• digitale Schließsysteme

Solche Systeme nutzen heute häufig ebenfalls Ethernet und PoE.

Deshalb sollten benötigte Netzwerkanschlüsse bereits während der Verkabelungsplanung berücksichtigt werden.

Datenschutzrechtliche Anforderungen müssen insbesondere bei Videoüberwachung gesondert berücksichtigt werden.

33. Homeoffice und Remote-Zugriff

Wenn Mitarbeiter teilweise im Homeoffice arbeiten, sollte bereits bei der Einrichtung des neuen Büros festgelegt werden, wie der Zugriff erfolgt.

Mögliche Lösungen sind:

• VPN
• Terminalserver
• Cloud-Desktop
• Microsoft 365
• SharePoint
• geeignete Zero-Trust-Lösungen

Server oder NAS-Systeme sollten nicht einfach über unsichere Portfreigaben aus dem Internet erreichbar gemacht werden.

34. IT-Dokumentation erstellen

Nach Abschluss der Einrichtung sollte die Infrastruktur dokumentiert werden.

Dazu gehören beispielsweise:

• Netzwerkplan
• IP-Adressen
• VLANs
• Switchports
• WLAN Access Points
• Server
• NAS
• Firewall
• Internetanschlüsse
• Lizenzen
• Backup
• Ansprechpartner
• Zugangsdatenverwaltung

Eine saubere Dokumentation spart bei späteren Änderungen und Störungen viel Zeit.

35. Monitoring und Wartung

Die IT sollte nach dem Einzug nicht einfach sich selbst überlassen werden.

Wichtige Systeme können zentral überwacht werden.

Beispielsweise:

• Server erreichbar?
• Backup erfolgreich?
• Festplatte defekt?
• NAS-Speicher voll?
• Access Point offline?
• Firewall erreichbar?
• Windows Updates aktuell?
• Virenschutz aktiv?

Probleme können dadurch teilweise erkannt werden, bevor Mitarbeiter sie überhaupt bemerken.

IT-Checkliste für den Büroeinzug

Vor dem Einzug sollten mindestens folgende Punkte geklärt sein:

Internet

✓ Internetanschluss bestellt und aktiv
✓ ausreichende Bandbreite
✓ feste IP falls benötigt
✓ Backup-Leitung geprüft

Netzwerk

✓ Netzwerkdosen vorhanden
✓ Patchpanel beschriftet
✓ Netzwerkschrank vorhanden
✓ Switches installiert
✓ PoE-Budget ausreichend
✓ VLANs eingerichtet

WLAN

✓ Access Points geplant
✓ Netzwerkleitungen an richtigen Positionen
✓ Firmen-WLAN eingerichtet
✓ Gast-WLAN getrennt
✓ Abdeckung geprüft

Arbeitsplätze

✓ PCs/Notebooks vorhanden
✓ Dockingstations vorhanden
✓ Monitore vorhanden
✓ Netzwerkanschlüsse getestet
✓ Drucker eingerichtet

Microsoft 365

✓ Benutzerkonten angelegt
✓ E-Mail-Adressen eingerichtet
✓ Lizenzen zugewiesen
✓ MFA aktiviert
✓ OneDrive/SharePoint geplant

Telefonie

✓ Rufnummern portiert
✓ Telefonanlage eingerichtet
✓ Nebenstellen vorhanden
✓ Telefone/Headsets eingerichtet
✓ Rufgruppen getestet

Sicherheit

✓ Firewall eingerichtet
✓ Virenschutz aktiv
✓ Benutzerrechte geprüft
✓ Passwort-Manager vorhanden
✓ Geräte verschlüsselt

Backup

✓ Server gesichert
✓ NAS gesichert
✓ Microsoft 365 geprüft
✓ Offsite-Backup vorhanden
✓ Wiederherstellung getestet

Dokumentation

✓ Netzwerkplan vorhanden
✓ Geräte dokumentiert
✓ Lizenzen dokumentiert
✓ Zugangsdaten sicher hinterlegt
✓ Ansprechpartner festgelegt

Wann sollte die IT-Planung für ein neues Büro beginnen?

Am besten so früh wie möglich.

Idealerweise beginnt die IT-Planung bereits, wenn der Grundriss feststeht.

Dann können gemeinsam mit Elektriker und anderen Gewerken festgelegt werden:

• Netzwerkdosen
• Access-Point-Positionen
• Netzwerkschrank
• Glasfaser
• Arbeitsplätze
• Konferenztechnik
• Kameras
• Zutrittskontrolle
• Stromversorgung

Je später diese Entscheidungen getroffen werden, desto schwieriger und teurer können Änderungen werden.

Beispiel: IT-Ausstattung für ein Büro mit 10 Mitarbeitern

Für ein kleines Unternehmen mit zehn Mitarbeitern könnte eine Infrastruktur beispielsweise folgendermaßen aussehen:

Internet:
Glasfaseranschluss + optional 5G-/DSL-Fallback

Firewall/Gateway:
Business-Firewall mit VLAN, VPN und Multi-WAN

Netzwerk:
24- oder 48-Port-PoE-Switch mit ausreichenden Reserven

Verkabelung:
mindestens zwei Anschlüsse pro Arbeitsplatz plus Anschlüsse für APs, Drucker und weitere Geräte

WLAN:
mehrere zentral geplante Wi-Fi-6-/Wi-Fi-7-Access-Points

Arbeitsplätze:
Business-Notebooks + Dockingstations + zwei Monitore

Cloud:
Microsoft 365

Daten:
SharePoint/OneDrive und gegebenenfalls NAS

Telefonie:
Cloud- oder IP-Telefonanlage

Backup:
Microsoft-365-Backup + Server-/NAS-Backup + Offsite-Kopie

Sicherheit:
Firewall + Endpoint Security + MFA + Passwort-Manager

Management:
Monitoring, Patchmanagement und laufende Wartung

Die konkrete Ausstattung kann jedoch selbst bei zwei Unternehmen mit jeweils zehn Mitarbeitern völlig unterschiedlich aussehen.

Eine Steuerkanzlei hat andere Anforderungen als eine Agentur, ein Handwerksbetrieb oder ein Unternehmen mit großen CAD-Dateien.

Was kostet die IT-Ausstattung für ein neues Büro?

Eine pauschale Summe pro Arbeitsplatz ist nur begrenzt sinnvoll.

Die Kosten hängen unter anderem ab von:

• Mitarbeiterzahl
• Verkabelung
• Netzwerk
• WLAN
• PCs und Notebooks
• Monitore
• Server/NAS
• Telefonanlage
• Microsoft-365-Lizenzen
• Backup
• IT-Sicherheit
• Installation
• laufender Betreuung

Bei der Planung sollte deshalb zwischen einmaligen Investitionen und laufenden Kosten unterschieden werden.

Einmalige Kosten

Beispielsweise:

• Netzwerkverkabelung
• Netzwerkschrank
• Switches
• Access Points
• PCs
• Monitore
• NAS
• USV
• Installation

Laufende Kosten

Beispielsweise:

• Internet
• Microsoft 365
• Telefonanlage
• Backup
• Virenschutz
• Monitoring
• Managed IT
• Support

Dadurch entsteht bereits vor dem Einzug ein realistischer Überblick über die späteren IT-Kosten.

Die häufigsten Fehler bei der IT-Ausstattung eines neuen Büros

Besonders häufig sehen wir folgende Planungsfehler:

Zu wenige Netzwerkanschlüsse

Spätere Erweiterungen werden unnötig schwierig.

WLAN Access Points ohne Planung

Die APs werden dort montiert, wo gerade ein Kabel vorhanden ist.

Zu kleiner Netzwerkschrank

Bereits nach kurzer Zeit fehlt Platz für zusätzliche Komponenten.

Keine Reserve bei Switchports

Der Switch ist direkt nach dem Einzug vollständig belegt.

Kein Backup-Konzept

Es wird erst über Backup nachgedacht, nachdem Daten verloren gegangen sind.

Keine Netzwerksegmentierung

Mitarbeiter, Gäste, IoT-Geräte und Server befinden sich im selben Netzwerk.

Internetanschluss zu spät bestellt

Das Büro ist fertig, aber der Anschluss noch nicht geschaltet.

Keine Dokumentation

Nach wenigen Jahren weiß niemand mehr, welches Kabel, VLAN oder Gerät wofür vorgesehen ist.

Viele dieser Probleme lassen sich durch eine frühzeitige Planung vermeiden.

Fazit: IT-Ausstattung für ein neues Büro frühzeitig planen

Eine gute Büro-IT beginnt nicht mit dem Kauf von Computern.

Internetanschluss, Verkabelung, Netzwerk, WLAN, Firewall, Arbeitsplätze, Microsoft 365, Telefonie, Datenablage, Backup und IT-Sicherheit müssen zusammen geplant werden.

Besonders Netzwerkleitungen und Access-Point-Positionen sollten bereits während der Bau- oder Umbauphase berücksichtigt werden.

Denn Software lässt sich später relativ einfach ändern.

Eine fehlende Netzwerkleitung hinter einer bereits fertiggestellten Wand deutlich schwieriger.

Wer die IT-Infrastruktur von Anfang an sauber plant, schafft eine Grundlage, die nicht nur beim Einzug funktioniert, sondern auch mit dem Unternehmen wachsen kann.

IT-Planung und Ausstattung für Ihr neues Büro

Sie eröffnen einen neuen Standort, ziehen mit Ihrem Unternehmen um oder planen die IT-Ausstattung eines neuen Büros?

Unetifi unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen bei der kompletten Planung und Umsetzung ihrer IT-Infrastruktur.

Dazu können unter anderem gehören:

• Planung der Netzwerkverkabelung
• WLAN-Planung und Ausleuchtung
• UniFi Netzwerk und WLAN
• Firewall
• Internet und Standortvernetzung
• Business-PCs und Notebooks
• Microsoft 365
• Server und Terminalserver
• Synology- und QNAP-NAS
• Backup
• E-Mail-Archivierung
• Passwort-Management
• Virenschutz und Endpoint Security
• Cloud-Telefonanlage
• Monitoring und Managed IT

Idealerweise werden wir bereits in der Planungsphase eingebunden. Dadurch können Netzwerk, WLAN, Arbeitsplätze und zentrale IT-Systeme abgestimmt werden, bevor die eigentliche Installation beginnt.

Häufig gestellte Fragen zur IT-Ausstattung eines neuen Büros

Was braucht man an IT für ein neues Büro?

Zur Grundausstattung gehören in der Regel Internetanschluss, Firewall, Netzwerkverkabelung, Switches, WLAN Access Points, Arbeitsplatzgeräte, E-Mail, Telefonie, Datenablage, Backup und IT-Sicherheit. Die genaue Ausstattung hängt von Mitarbeiterzahl und eingesetzten Anwendungen ab.

Wie viele Netzwerkanschlüsse sollte ein Büro haben?

Für einen klassischen Arbeitsplatz sind mindestens zwei Anschlüsse eine sinnvolle Ausgangsbasis. Zusätzlich werden Netzwerkleitungen für Access Points, Drucker, Telefone, Kameras, Konferenztechnik und weitere Geräte benötigt. Reserven sollten von Anfang an eingeplant werden.

Wie viele WLAN Access Points braucht ein Büro?

Das lässt sich nicht allein anhand der Quadratmeterzahl bestimmen. Grundriss, Wandmaterialien, Anzahl der Geräte, Frequenzbänder und gewünschte Datenrate beeinflussen die benötigte Anzahl. Bei größeren Büros ist eine WLAN-Planung sinnvoll.

Braucht ein kleines Büro einen Server?

Nicht zwingend. Viele Unternehmen können einen großen Teil ihrer Infrastruktur über Microsoft 365 und andere Cloud-Dienste abbilden. Für Branchensoftware, Terminalserver, Datenbanken oder bestimmte lokale Anwendungen kann ein Server weiterhin sinnvoll sein.

Braucht ein Unternehmen ein NAS?

Nicht jedes Unternehmen benötigt ein NAS. Es kann jedoch für lokale Daten, Netzlaufwerke, Server- und PC-Backups sowie Microsoft-365-Backups interessant sein. Ob ein NAS sinnvoll ist, hängt vom Daten- und Backupkonzept ab.

Welche Internetgeschwindigkeit braucht ein Büro?

Das hängt von Mitarbeiterzahl und Anwendungen ab. Neben der Downloadrate sollte besonders bei Cloud-Diensten, Backups und Videokonferenzen auch der Upload berücksichtigt werden. Für geschäftskritische Cloudanwendungen kann außerdem eine zweite Internetleitung sinnvoll sein.

Sollte ein neues Büro bereits Wi-Fi 7 verwenden?

Bei einer Neuinstallation sollte Wi-Fi 7 zumindest geprüft werden. Ob es tatsächlich erforderlich ist, hängt von Endgeräten, Anforderungen, Budget und geplanter Nutzungsdauer ab. Wichtiger als der WLAN-Standard ist eine gute Planung und Positionierung der Access Points.

Wann sollte die IT für einen Büroumzug geplant werden?

Möglichst früh. Idealerweise beginnt die IT-Planung bereits während der Bau- oder Umbauplanung. Dadurch können Netzwerkleitungen, Access Points, Netzwerkschrank, Konferenztechnik und andere Komponenten berücksichtigt werden, bevor Wände und Decken geschlossen werden.