Microsoft 365 und Exchange Online gehören für viele Unternehmen inzwischen zur Standardausstattung.

E-Mails werden in Exchange Online gespeichert, Benutzer verfügen über große Postfächer und je nach Lizenz können zusätzliche Archiv- und Aufbewahrungsfunktionen verwendet werden.

Dadurch entsteht schnell die Frage:

Brauche ich überhaupt noch eine zusätzliche E-Mail-Archivierung, wenn meine E-Mails bereits in Microsoft 365 beziehungsweise Exchange Online liegen?

Die kurze Antwort lautet:

Nicht unbedingt – Exchange Online allein ist aber auch nicht automatisch eine vollständige E-Mail-Archivierung.

Entscheidend ist, welche Microsoft-365-Lizenzen eingesetzt werden, welche Aufbewahrungsfunktionen konfiguriert wurden und welche gesetzlichen beziehungsweise betrieblichen Anforderungen das Unternehmen erfüllen muss.

In diesem Ratgeber erklären wir, was Exchange Online bereits kann, wo der Unterschied zwischen einem Archivpostfach und einer echten Aufbewahrungslösung liegt und wann eine zusätzliche E-Mail-Archivierung sinnvoll sein kann.

Hinweis: Dieser Artikel stellt eine technische Einordnung dar und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Welche Unterlagen im konkreten Unternehmen wie lange aufzubewahren sind, sollte im Zweifelsfall mit Steuerberater oder Rechtsberatung geklärt werden.

Muss jedes Unternehmen E-Mails archivieren?

Nein.

Eine häufige Fehlannahme lautet:

„Jede geschäftliche E-Mail muss zehn Jahre archiviert werden.“

So pauschal stimmt das nicht.

Entscheidend ist der Inhalt der E-Mail.

Nach § 257 HGB sind unter anderem empfangene Handelsbriefe sowie Wiedergaben abgesandter Handelsbriefe aufzubewahren. Handelsbriefe sind Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen. Für diese Unterlagen sieht das HGB grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren vor. Buchungsbelege sind grundsätzlich acht Jahre und bestimmte Bücher und Abschlüsse zehn Jahre aufzubewahren.

Auch § 147 AO verlangt unter anderem die Aufbewahrung empfangener und abgesandter Handels- beziehungsweise Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und weiterer steuerlich relevanter Unterlagen. Dort gelten aktuell ebenfalls unterschiedliche Fristen: insbesondere zehn Jahre für bestimmte Bücher und Aufzeichnungen, acht Jahre für Buchungsbelege und grundsätzlich sechs Jahre für die übrigen dort genannten Unterlagen.

Das bedeutet:

Nicht das Medium „E-Mail“ entscheidet über die Aufbewahrungspflicht, sondern ihr Inhalt.

Welche E-Mails können aufbewahrungspflichtig sein?

Typische Beispiele können sein:

• Angebote
• Auftragsbestätigungen
• Bestellungen
• Rechnungen
• Zahlungsbelege
• Vertragskorrespondenz
• Reklamationen
• Geschäftsbriefe
• steuerlich relevante Kommunikation

Eine E-Mail wie:

Können wir unseren Termin morgen von 14 auf 15 Uhr verschieben?

muss dagegen nicht automatisch allein deshalb jahrelang archiviert werden, weil sie über ein geschäftliches Postfach versendet wurde.

Wie lange müssen geschäftliche E-Mails aufbewahrt werden?

Auch hier gibt es keine einzige Frist für sämtliche E-Mails.

Als vereinfachte Orientierung können insbesondere folgende Fristen relevant sein:

Dokumentart	Typische gesetzliche Frist
Handels-/Geschäftsbriefe	6 Jahre
Buchungsbelege	8 Jahre
Handelsbücher und bestimmte Aufzeichnungen	10 Jahre

Die tatsächliche Einordnung hängt vom Inhalt des jeweiligen Dokuments beziehungsweise der E-Mail ab. Außerdem können andere gesetzliche oder branchenspezifische Anforderungen hinzukommen.

Die Frist beginnt zudem nicht einfach am Tag des E-Mail-Eingangs und endet exakt sechs Jahre später. HGB und AO knüpfen den Fristbeginn grundsätzlich an den Schluss des betreffenden Kalenderjahres.

Was ist Exchange Online?

Exchange Online ist der cloudbasierte E-Mail-Dienst von Microsoft.

Er bildet den E-Mail-Teil vieler Microsoft-365-Pläne.

Exchange Online übernimmt beispielsweise:

• E-Mail-Versand
• E-Mail-Empfang
• Postfächer
• Kalender
• Kontakte
• freigegebene Postfächer
• Verteiler
• Spamfilterung
• mobile Synchronisation

Exchange Online ist damit zunächst einmal ein produktives E-Mail-System.

Das ist ein wichtiger Unterschied.

Ein Produktivsystem und ein Archiv verfolgen nicht zwangsläufig denselben Zweck.

Speichern ist nicht automatisch Archivieren

Dass eine E-Mail in Exchange Online liegt, bedeutet zunächst:

Die E-Mail befindet sich im Postfach.

Der Benutzer kann sie beispielsweise:

• verschieben,
• bearbeiten,
• löschen.

Je nach Microsoft-365-Konfiguration können gelöschte Elemente für eine bestimmte Zeit wiederhergestellt werden.

Microsoft nennt für aus „Gelöschte Elemente“ entfernte Elemente in Exchange Online standardmäßig 14 Tage; Administratoren können diese Frist für entsprechende Postfächer auf bis zu 30 Tage erhöhen.

Das ist hilfreich für versehentlich gelöschte E-Mails.

Es ist aber etwas anderes als eine langfristig konfigurierte Aufbewahrungsstrategie.

Was ist das Exchange Online-Archiv?

Microsoft bietet für entsprechende Exchange-Online-Lizenzen ein zusätzliches Archivpostfach.

Dieses wird häufig als:

Online Archive

beziehungsweise

In-Place Archive

bezeichnet.

Dorthin können ältere Nachrichten aus dem primären Postfach verschoben werden.

Der Benutzer sieht dann beispielsweise in Outlook:

Postfach

und zusätzlich:

Onlinearchiv

Das Onlinearchiv dient insbesondere dazu, ältere E-Mails vom primären Postfach zu trennen und langfristig verfügbar zu halten.

Ist das Exchange Online-Archiv eine rechtssichere E-Mail-Archivierung?

Hier entsteht sehr häufig das Missverständnis.

Ein zusätzliches Archivpostfach allein ist nicht dasselbe wie eine definierte Compliance- beziehungsweise Aufbewahrungslösung.

Microsoft unterscheidet selbst zwischen klassischen Exchange-MRM-Funktionen zum Verschieben von Nachrichten in Archivpostfächer und Microsoft-365-Aufbewahrungsrichtlinien beziehungsweise Aufbewahrungsbezeichnungen für die eigentliche Datenlebenszyklus- und Aufbewahrungssteuerung. Microsoft empfiehlt für neue Aufbewahrungsszenarien die Retention-Funktionen aus Microsoft Purview; MRM soll weiterhin unter anderem zum Verschieben von Nachrichten in Archivpostfächer verwendet werden.

Das Onlinearchiv beantwortet also zunächst die Frage:

Wo speichern wir ältere E-Mails?

Eine Compliance-Aufbewahrung beantwortet dagegen Fragen wie:

Wie lange muss eine Nachricht erhalten bleiben?

Kann sie während dieser Zeit gelöscht werden?

Welche Richtlinie gilt für welche Daten?

Was passiert nach Ablauf der Frist?

Das sind unterschiedliche Aufgaben.

Exchange Online kann E-Mails sehr wohl aufbewahren

Wichtig ist aber auch die andere Seite:

Es wäre falsch zu behaupten:

„Microsoft 365 kann keine E-Mail-Archivierung.“

Microsoft 365 bietet sehr umfangreiche Funktionen für Aufbewahrung und Records Management.

Insbesondere über Microsoft Purview können je nach Lizenz und Konfiguration Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen eingesetzt werden.

Microsoft empfiehlt diese inzwischen ausdrücklich für die zentrale Verwaltung von Aufbewahrung und Löschung von Microsoft-365-Inhalten.

Dadurch können Unternehmen beispielsweise festlegen, dass bestimmte Inhalte:

• für einen festgelegten Zeitraum aufbewahrt werden,
• während der Frist nicht endgültig verloren gehen,
• nach Ablauf der Frist gelöscht werden,
• anhand definierter Regeln behandelt werden.

Microsoft 365 kann also durchaus Bestandteil einer professionellen Aufbewahrungsstrategie sein.

Entscheidend ist die korrekte Konfiguration und Lizenzierung.

Exchange Online ohne zusätzliche Konfiguration reicht nicht

Ein typisches kleines Unternehmen besitzt beispielsweise:

• Microsoft 365 Business Standard
• fünf Benutzer
• fünf Exchange-Online-Postfächer

Die Mitarbeiter arbeiten einfach mit Outlook.

Es wurden keine speziellen:

• Retention Policies,
• Retention Labels,
• Holds,
• Records-Management-Regeln

eingerichtet.

Dann sollte man nicht automatisch davon ausgehen:

Unsere E-Mails liegen bei Microsoft, damit ist die Archivierung erledigt.

Das ist genau die Stelle, an der zwischen E-Mail-Betrieb und E-Mail-Aufbewahrung unterschieden werden muss.

Was sind Microsoft-365-Aufbewahrungsrichtlinien?

Mit Aufbewahrungsrichtlinien können Administratoren festlegen, wie lange Inhalte erhalten beziehungsweise wann sie gelöscht werden sollen.

Microsoft beschreibt Retention Policies und Retention Labels inzwischen als den bevorzugten Mechanismus zur zentralen Verwaltung von Aufbewahrung und Löschung in Microsoft 365.

Eine Richtlinie könnte konzeptionell beispielsweise lauten:

Bestimmte E-Mail-Inhalte sechs Jahre aufbewahren.

Während der definierten Aufbewahrungsfrist sorgt Microsoft 365 entsprechend der Richtlinie dafür, dass die relevanten Inhalte für die Aufbewahrung erhalten bleiben.

Die konkrete Einrichtung muss jedoch zur rechtlichen und organisatorischen Anforderung des Unternehmens passen.

Was sind Retention Labels?

Aufbewahrungsbezeichnungen – Retention Labels – ermöglichen eine feinere Klassifizierung von Inhalten.

Ein Unternehmen könnte beispielsweise verschiedene Kategorien definieren:

Geschäftskorrespondenz

Vertragsunterlagen

Finanzunterlagen

interne Kommunikation

Dafür können unterschiedliche Aufbewahrungsregeln gelten.

Das ist deutlich differenzierter als die pauschale Regel:

Alles zehn Jahre speichern.

Warum nicht einfach alle E-Mails zehn Jahre speichern?

Weil auch unbegrenztes Aufbewahren problematisch sein kann.

Datenschutz und Aufbewahrungspflichten müssen gemeinsam betrachtet werden.

Nur weil ein Unternehmen bestimmte geschäftliche E-Mails aufbewahren muss, bedeutet das nicht automatisch, dass sämtliche Nachrichten sämtlicher Mitarbeiter für immer gespeichert werden sollten.

Ein sauberes Konzept berücksichtigt deshalb:

• gesetzliche Aufbewahrungspflichten
• betriebliche Anforderungen
• Datenschutz
• Löschfristen
• unterschiedliche Datenarten

Das Ziel ist nicht:

möglichst viel für möglichst lange speichern

sondern:

die richtigen Daten für den richtigen Zeitraum aufbewahren.

Kann ein Benutzer archivierte E-Mails löschen?

Das hängt vollständig von der verwendeten Lösung ab.

In einem normalen Exchange-Postfach kann ein Benutzer Nachrichten löschen.

Auch ein Onlinearchiv ist zunächst ein Postfachbereich.

Werden jedoch entsprechende Microsoft-Purview-Aufbewahrungsmechanismen verwendet, können Inhalte abhängig von der Richtlinie trotz Benutzeraktionen für den vorgeschriebenen Zeitraum im Microsoft-365-System erhalten bleiben.

Genau deshalb sollte man Onlinearchiv und Retention nicht miteinander verwechseln.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter eine wichtige E-Mail löscht?

Ohne spezielle Langzeitaufbewahrung hängt die Wiederherstellbarkeit von der Exchange-Konfiguration und den jeweiligen Wiederherstellungsfristen ab.

Exchange Online besitzt zwar Wiederherstellungsmechanismen für gelöschte Elemente, doch diese allein sind keine langfristige Archivstrategie.

Mit entsprechend konfigurierten Retention Policies beziehungsweise anderen Aufbewahrungsmechanismen kann Microsoft 365 Inhalte dagegen über die definierte Frist hinweg erhalten.

Eine externe Archivierung kann ebenfalls dafür sorgen, dass bereits archivierte Nachrichten unabhängig vom Benutzerpostfach erhalten bleiben.

Was ist Journaling?

Bei einer externen E-Mail-Archivierung wird häufig Journaling eingesetzt.

Dabei wird eine Kopie der Nachricht bereits beim Ein- beziehungsweise Ausgang erzeugt.

Vereinfacht:

Absender

↓

Exchange Online

↓

→ Empfänger

und gleichzeitig:

→ Archiv

Dadurch gelangt die Nachricht ins Archiv, bevor der Benutzer sie später aus seinem Postfach löschen könnte.

Warum ist Journaling für E-Mail-Archivierung interessant?

Angenommen:

08:00 Uhr
Eine wichtige geschäftliche E-Mail kommt an.

08:02 Uhr
Der Mitarbeiter liest sie.

08:05 Uhr
Der Mitarbeiter löscht sie.

Eine Archivlösung, die lediglich einmal nachts das Postfach ausliest, könnte diese Nachricht unter Umständen nie gesehen haben.

Bei einer direkten Journalarchivierung wird die Nachricht dagegen bereits bei Ein- beziehungsweise Ausgang erfasst.

MailStore weist für die Microsoft-365-Integration beispielsweise ausdrücklich darauf hin, dass über Exchange-Online-Journaling eingehende, ausgehende und interne Nachrichten unmittelbar archiviert werden können und dass dieses Verfahren für eine vollständige Erfassung des Mailverkehrs eingesetzt wird.

Kann Microsoft 365 Journaling?

Exchange Online unterstützt Journalregeln für entsprechende Szenarien.

Ein wichtiger technischer Punkt ist jedoch:

Das Journalpostfach selbst darf bei diesem klassischen Verfahren nicht einfach innerhalb von Exchange Online liegen.

Bei der Kombination mit MailStore wird deshalb beispielsweise ein externes Journalpostfach beziehungsweise MailStore Gateway verwendet. MailStore dokumentiert ausdrücklich, dass das Journalpostfach für diese Microsoft-365-Archivierungsstrategie außerhalb von Microsoft 365 betrieben werden muss.

Microsoft 365 oder externe E-Mail-Archivierung?

Beides kann sinnvoll sein.

Die Entscheidung lautet nicht zwangsläufig:

Microsoft oder externe Archivierung?

Sondern zunächst:

Wie soll das Unternehmen seine E-Mails aufbewahren?

Es gibt grob zwei Ansätze.

Variante 1: Aufbewahrung innerhalb von Microsoft 365

Das Unternehmen verwendet beispielsweise Microsoft Purview mit passenden:

• Retention Policies
• Retention Labels
• Records-Management-Funktionen

Vorteile

• keine zusätzliche Archivplattform
• tiefe Integration in Microsoft 365
• zentrale Microsoft-365-Governance
• auch andere Microsoft-365-Inhalte können berücksichtigt werden
• leistungsfähige Compliance-Funktionen

Nachteile beziehungsweise Punkte zur Prüfung

• korrekte Lizenzierung erforderlich
• Konfiguration kann komplex sein
• Retention-Konzept muss sauber geplant werden
• Daten bleiben innerhalb derselben Plattform beziehungsweise desselben Herstellers

Diese Variante kann für Unternehmen sehr leistungsfähig sein.

Variante 2: Separates E-Mail-Archiv

Eine spezialisierte Archivlösung speichert E-Mails zusätzlich außerhalb des produktiven Exchange-Postfachs.

Beispiele hierfür sind Produkte wie MailStore Server beziehungsweise MailStore SPE.

Vorteile

• getrennte Archivplattform
• Archiv unabhängig vom Benutzerpostfach
• zentrale Suche
• definierte Archivierungsstrategie
• unmittelbare Journalarchivierung möglich
• Entlastung beziehungsweise Ergänzung des Produktivsystems
• unabhängiger zusätzlicher Datenbestand

Nachteile beziehungsweise Punkte zur Prüfung

• zusätzliche Plattform
• zusätzliche Einrichtung
• zusätzlicher Betrieb
• Backup des Archivs notwendig
• gegebenenfalls zusätzliche Lizenzkosten

Für viele kleine und mittelständische Unternehmen ist diese Trennung relativ einfach verständlich:

Microsoft 365 = produktives E-Mail-System

MailStore = E-Mail-Archiv

Was ist MailStore?

MailStore ist eine spezialisierte Plattform für E-Mail-Archivierung.

Sie kann unter anderem E-Mails aus Microsoft 365 beziehungsweise Exchange Online archivieren.

Dabei können verschiedene Archivierungsstrategien verwendet werden.

Für eine möglichst vollständige Erfassung des ein- und ausgehenden E-Mail-Verkehrs kann beispielsweise die Journalfunktion von Exchange Online verwendet werden. MailStore verarbeitet dabei die erzeugten Journalberichte und ordnet die Nachrichten den jeweiligen Benutzerarchiven zu.

Microsoft 365 und MailStore zusammen einsetzen

Ein typischer Aufbau könnte folgendermaßen aussehen:

Internet

↓

Microsoft Exchange Online

↓

Outlook / Benutzerpostfach

und gleichzeitig:

Exchange Online Journaling

↓

Journalziel

↓

MailStore

Der Benutzer arbeitet weiterhin ganz normal mit Outlook und Microsoft 365.

MailStore übernimmt parallel die Archivierung.

Dadurch muss der Benutzer seine Arbeitsweise nicht grundsätzlich ändern.

Muss der Mitarbeiter selbst E-Mails archivieren?

Idealerweise nicht.

Eine Archivierungsstrategie sollte möglichst automatisiert funktionieren.

Es wäre riskant, jedem Mitarbeiter zu sagen:

Bitte verschiebe alle wichtigen E-Mails selbst in den Archivordner.

Denn dann muss der einzelne Mitarbeiter beurteilen:

• Was ist archivierungspflichtig?
• Was nicht?
• Habe ich etwas vergessen?

Eine zentrale technische Lösung reduziert diese Abhängigkeit vom Benutzer.

Archivordner in Outlook reicht nicht

Der Outlook-Ordner:

Archiv

ist ebenfalls keine eigenständige E-Mail-Archivierung.

Er ist letztlich nur ein Ordner innerhalb des Postfachs.

Eine Nachricht von:

Posteingang

nach

Archiv

zu verschieben, ändert zunächst hauptsächlich ihren Speicherort beziehungsweise ihre Darstellung im Postfach.

Auch der Outlook-Button „Archivieren“ sollte deshalb nicht mit einem Compliance-Archiv verwechselt werden.

Microsoft beschreibt selbst den Archivordner als Möglichkeit, Nachrichten aus dem Posteingang zu entfernen, ohne sie zu löschen.

Onlinearchiv reicht ebenfalls nicht automatisch

Auch das Exchange Online-Archiv sollte nicht mit einer vollständigen Aufbewahrungsstrategie verwechselt werden.

Es eignet sich hervorragend, um ältere E-Mails aus dem primären Postfach auszulagern.

Aber:

Onlinearchiv = Speicherort

und

Retention/Records Management = Aufbewahrungssteuerung

sind unterschiedliche Funktionen.

Ist Microsoft 365 Backup dasselbe wie E-Mail-Archivierung?

Nein.

Das ist ein weiterer wichtiger Unterschied.

Backup

Ein Backup soll Systeme und Daten nach:

• versehentlichem Löschen
• technischem Fehler
• Ransomware
• Ausfall

wiederherstellen können.

E-Mail-Archivierung

Eine Archivierung dient der langfristigen, strukturierten Aufbewahrung und Wiederauffindbarkeit von Nachrichten entsprechend den definierten Anforderungen.

Retention

Retention legt fest, wie lange Inhalte erhalten beziehungsweise wann sie gelöscht werden sollen.

Diese drei Bereiche überschneiden sich teilweise, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben.

Ein Unternehmen kann deshalb gleichzeitig benötigen:

Microsoft 365

Microsoft-365-Backup

E-Mail-Archivierung beziehungsweise Retention

Warum ein Backup kein Archiv ersetzt

Ein Backup ist normalerweise zustands- beziehungsweise wiederherstellungsorientiert.

Beispielsweise:

Backup Sonntag

Backup Montag

Backup Dienstag

Das Ziel lautet:

Stelle meinen Zustand von Montag wieder her.

Ein Archiv verfolgt ein anderes Ziel:

Zeige mir die geschäftliche E-Mail vom 14. März 2024.

Ein Backup sollte deshalb nicht automatisch als Ersatz für ein E-Mail-Archiv betrachtet werden.

Warum ein Archiv kein Backup ersetzt

Umgekehrt sollte eine E-Mail-Archivierung auch nicht das einzige Backup-Konzept des Unternehmens sein.

Microsoft 365 enthält neben E-Mail beispielsweise:

• OneDrive
• SharePoint
• Teams
• weitere Unternehmensdaten

Ein reines E-Mail-Archiv schützt diese Daten nicht.

Deshalb sollten Archivierung und Backup separat betrachtet werden.

Welche Microsoft-365-Lizenz brauche ich für Retention?

Das hängt davon ab, welche Funktionen verwendet werden sollen.

Microsoft bietet Aufbewahrungsfunktionen in unterschiedlichen Microsoft-365-, Office-365- und Compliance-Lizenzierungen an.

Einfachere Retention-Funktionen und erweiterte Records-Management-Funktionen sind nicht zwangsläufig in jedem Plan identisch verfügbar.

Deshalb sollte vor der Umsetzung immer geprüft werden:

• Welche Microsoft-365-Lizenzen bestehen?
• Welche Aufbewahrungsfunktion wird benötigt?
• Sind automatische Klassifizierungen erforderlich?
• Wird Records Management benötigt?
• Werden eDiscovery-Funktionen benötigt?

Die Lizenzentscheidung sollte deshalb erst nach dem technischen und organisatorischen Konzept erfolgen.

Reicht Microsoft 365 Business Standard?

Für die Frage:

„Können unsere Mitarbeiter E-Mails senden, empfangen und speichern?“

kann Microsoft 365 Business Standard selbstverständlich ausreichend sein.

Die Frage:

„Erfüllt unsere aktuelle Konfiguration sämtliche Anforderungen an unsere E-Mail-Aufbewahrung?“

kann dagegen nicht allein anhand des Namens „Business Standard“ beantwortet werden.

Dafür müssen:

• Anforderungen,
• Retention-Konfiguration,
• Archivierungsstrategie,
• weitere Compliance-Anforderungen

betrachtet werden.

Brauche ich bei Microsoft 365 zwingend MailStore?

Nein.

Das wäre ebenfalls zu pauschal.

Ein Unternehmen kann ein Aufbewahrungskonzept vollständig innerhalb der Microsoft-365-Plattform umsetzen, wenn die entsprechenden Funktionen, Lizenzen und Prozesse passend eingerichtet werden.

Eine externe Lösung wie MailStore ist vor allem dann interessant, wenn bewusst eine:

• separate Archivplattform,
• unabhängige Kopie der E-Mails,
• klassische Journalarchivierung,
• zentrale Archivsuche

gewünscht wird.

Warum nutzen Unternehmen trotzdem MailStore?

Ein wichtiger Grund ist die klare Trennung der Aufgaben.

Exchange Online ist die produktive Kommunikationsplattform.

MailStore ist die Archivplattform.

Das ist organisatorisch einfach zu verstehen.

Zusätzlich können Mitarbeiter ihre archivierten Nachrichten durchsuchen, während die eigentliche Archivierung zentral im Hintergrund erfolgt.

Was passiert beim Löschen eines Microsoft-365-Benutzers?

Das ist besonders beim Offboarding wichtig.

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, sollte nicht einfach dessen Konto gelöscht werden, ohne vorher zu prüfen:

• Welche E-Mails müssen erhalten bleiben?
• Gibt es ein Archiv?
• Wer benötigt künftig Zugriff?
• Gibt es OneDrive-Daten?
• Gibt es Shared Mailboxes?
• Welche Aufbewahrungsrichtlinien gelten?

Mit einem separaten E-Mail-Archiv bleiben bereits archivierte Nachrichten unabhängig vom normalen Benutzerpostfach im Archiv erhalten.

Auch Microsoft 365 bietet je nach Konfiguration entsprechende Möglichkeiten zur Aufbewahrung.

Der Benutzer-Austritt sollte deshalb Bestandteil eines dokumentierten Offboarding-Prozesses sein.

Shared Mailbox und Archivierung

Auch freigegebene Postfächer können geschäftlich relevante Kommunikation enthalten.

Beispiele:

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

Eine Archivierungsstrategie sollte deshalb nicht nur persönliche Mitarbeiterpostfächer berücksichtigen.

Auch Funktionspostfächer müssen entsprechend der tatsächlichen Verwendung betrachtet werden.

MailStore unterstützt beispielsweise auch die Archivierung von Microsoft-365-Shared-Mailboxes.

E-Mail-Archivierung und Datenschutz

E-Mail-Archivierung muss auch datenschutzrechtlich betrachtet werden.

Denn Postfächer enthalten möglicherweise:

• personenbezogene Daten
• Bewerbungen
• private Kommunikation
• Gesundheitsdaten
• Kundendaten
• Lieferantendaten
• Mitarbeiterinformationen

Deshalb bedeutet „Archivierung“ nicht:

Alles für immer speichern.

Es sollten unter anderem geregelt werden:

• was archiviert wird,
• wie lange archiviert wird,
• wer Zugriff erhält,
• wann Daten gelöscht werden,
• wie Mitarbeiter informiert werden,
• wie mit privater E-Mail-Nutzung umgegangen wird.

Aufbewahrungspflichten und Datenschutz müssen gemeinsam betrachtet werden.

Private E-Mail-Nutzung im Unternehmen

Wenn Mitarbeiter ihre geschäftlichen Postfächer privat verwenden dürfen und gleichzeitig eine vollständige Journalarchivierung erfolgt, können private Nachrichten ebenfalls im Archiv landen.

Deshalb sollte das Unternehmen klare Regelungen zur privaten Nutzung geschäftlicher E-Mail-Konten besitzen.

Das Thema sollte nicht erst nach Einführung einer Archivierung geklärt werden.

Wer darf auf das E-Mail-Archiv zugreifen?

Nicht jeder Administrator sollte automatisch sämtliche Unternehmenskommunikation lesen dürfen.

Ein Berechtigungskonzept kann beispielsweise unterscheiden zwischen:

• Benutzerzugriff auf eigenes Archiv
• IT-Administration
• Geschäftsführung
• Datenschutz
• berechtigten Such- beziehungsweise Exportvorgängen

Technischer Administratorzugriff und inhaltlicher Zugriff sollten soweit sinnvoll voneinander getrennt werden.

Muss das E-Mail-Archiv selbst gesichert werden?

Ja.

Auch ein separates Archiv ist ein wichtiges Unternehmenssystem.

Ein Ausfall der Archivplattform darf nicht zum Verlust jahrelang aufbewahrter Geschäftskommunikation führen.

Deshalb benötigt auch das Archiv:

• Backup
• Monitoring
• Updates
• Zugriffsschutz
• Wiederherstellungskonzept

Eine Archivlösung ohne eigenes Backup wäre ein unnötiges Risiko.

Beispiel: kleines Unternehmen mit 10 Mitarbeitern

Nehmen wir ein Unternehmen mit:

10 Mitarbeitern

Microsoft 365

10 persönlichen Postfächern

plus

info@

rechnung@

support@

Eine mögliche Architektur wäre:

Produktivsystem

Microsoft Exchange Online

Benutzer

Outlook auf PC, Notebook und Smartphone

Archivierung

Exchange Online Journaling

↓

externes Journalziel

↓

MailStore

Backup

separate Microsoft-365-Backup-Lösung für:

• Exchange
• OneDrive
• SharePoint
• Teams

Dadurch sind die Aufgaben klar getrennt:

Exchange Online
= produktive Kommunikation

MailStore
= langfristiges E-Mail-Archiv

Microsoft-365-Backup
= Wiederherstellung der Cloud-Daten

Das ist nicht die einzig mögliche Architektur, aber für kleine und mittelständische Unternehmen sehr nachvollziehbar.

Microsoft Purview oder MailStore?

Beide Ansätze haben ihre Berechtigung.

Microsoft Purview eignet sich besonders, wenn:

• Microsoft 365 ohnehin strategisch eingesetzt wird,
• Compliance zentral in Microsoft 365 verwaltet werden soll,
• auch SharePoint, OneDrive und Teams berücksichtigt werden sollen,
• Records Management benötigt wird,
• entsprechende Lizenzen vorhanden sind.

MailStore eignet sich besonders, wenn:

• eine dedizierte E-Mail-Archivierung gewünscht wird,
• das Archiv vom Produktivpostfach getrennt sein soll,
• Journalarchivierung gewünscht ist,
• eine einfache zentrale E-Mail-Suche wichtig ist,
• eine unabhängige Archivplattform bevorzugt wird.

Es muss also nicht darum gehen, welche Plattform grundsätzlich „besser“ ist.

Die Frage lautet:

Welche Architektur passt zum Unternehmen?

Häufige Fehler bei Microsoft-365-E-Mail-Archivierung

„Microsoft speichert doch alles“

Das Vorhandensein eines Cloudpostfachs ersetzt kein Aufbewahrungskonzept.

Onlinearchiv mit Compliance-Archiv verwechseln

Das Exchange-Online-Archiv ist nicht dasselbe wie eine konfigurierte Retention- beziehungsweise Archivstrategie.

Outlook-Archivordner als Archivierung betrachten

Das Verschieben einer E-Mail in den Ordner „Archiv“ ist keine eigenständige E-Mail-Archivierung.

Backup und Archivierung gleichsetzen

Beide verfolgen unterschiedliche Ziele.

Nur persönliche Postfächer berücksichtigen

Shared Mailboxes können ebenfalls aufbewahrungspflichtige Geschäftskommunikation enthalten.

Archivierung erst einmal täglich ausführen

Wenn vollständige Erfassung erforderlich ist, können zwischen zwei Abrufen eingegangene und wieder gelöschte Nachrichten problematisch sein.

Keine Löschfristen definieren

„Alles für immer“ ist ebenfalls kein sinnvolles Archivierungskonzept.

Kein Backup des Archivs

Auch die Archivplattform selbst muss geschützt werden.

Reicht Exchange Online für die E-Mail-Archivierung aus?

Die Antwort lautet:

Exchange Online kann Teil einer vollständigen E-Mail-Aufbewahrungsstrategie sein – ein normales Exchange-Online-Postfach oder Onlinearchiv allein sollte aber nicht automatisch mit einer vollständigen Unternehmensarchivierung gleichgesetzt werden.

Mit Microsoft Purview stehen Microsoft 365 leistungsfähige Aufbewahrungs- und Records-Management-Funktionen zur Verfügung.

Alternativ beziehungsweise ergänzend kann eine externe E-Mail-Archivierung wie MailStore eingesetzt werden.

Für kleine Unternehmen ist häufig entscheidend, welche Lösung:

• verständlich administrierbar,
• korrekt konfiguriert,
• wirtschaftlich,
• langfristig betreibbar

ist.

Fazit: Microsoft 365 ersetzt nicht automatisch die E-Mail-Archivierung

Microsoft 365 und Exchange Online bieten bereits viele Funktionen zur Aufbewahrung von E-Mails.

Trotzdem sollte ein Unternehmen nicht automatisch davon ausgehen:

„Wir verwenden Microsoft 365, deshalb ist unsere E-Mail-Archivierung erledigt.“

Zunächst müssen die Anforderungen geklärt werden.

Dazu gehören unter anderem:

• Welche E-Mails müssen aufbewahrt werden?
• Welche Aufbewahrungsfristen gelten?
• Welche Microsoft-365-Lizenzen sind vorhanden?
• Welche Retention-Richtlinien sind eingerichtet?
• Soll das Archiv unabhängig von Microsoft 365 sein?
• Wird Journaling benötigt?
• Wie werden gelöschte Benutzer behandelt?
• Wie wird das Archiv gesichert?
• Welche Datenschutzanforderungen bestehen?

Danach kann entschieden werden, ob:

Microsoft-365-Retention allein

oder

Microsoft 365 + separate E-Mail-Archivierung

die sinnvollere Lösung ist.

Microsoft 365 E-Mail-Archivierung für Unternehmen

Sie nutzen Microsoft 365 und wissen nicht, ob Ihre aktuellen Exchange-Online-Einstellungen für die E-Mail-Aufbewahrung ausreichen?

Unetifi unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen bei der Planung und Umsetzung einer professionellen Microsoft-365-E-Mail-Archivierung.

Dazu können unter anderem gehören:

• Analyse der bestehenden Microsoft-365-Umgebung
• Exchange-Online-Archivierung
• MailStore
• Journaling
• Shared Mailboxes
• Benutzerarchivierung
• Aufbewahrungskonzepte
• Backup der Archivplattform
• Monitoring
• Migration vorhandener E-Mail-Archive
• laufende Betreuung

Dabei betrachten wir Exchange Online und Archivierung nicht isoliert, sondern gemeinsam mit Microsoft 365, Backup und der bestehenden IT-Infrastruktur.

Häufig gestellte Fragen zur Microsoft-365-E-Mail-Archivierung

Muss ich E-Mails aus Microsoft 365 archivieren?

Nicht jede E-Mail muss automatisch archiviert werden. Entscheidend ist der Inhalt. Handels- und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und andere steuerlich beziehungsweise handelsrechtlich relevante Dokumente können gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen.

Reicht Exchange Online als E-Mail-Archiv?

Ein normales Exchange-Online-Postfach allein sollte nicht automatisch als vollständige E-Mail-Archivierung betrachtet werden. Microsoft 365 kann jedoch mit korrekt konfigurierten Retention- und Records-Management-Funktionen umfangreiche Aufbewahrungsanforderungen abbilden.

Ist das Exchange Online-Archiv rechtssicher?

Das Onlinearchiv ist zunächst ein zusätzliches Archivpostfach zur Speicherung älterer Nachrichten. Für Compliance- und Aufbewahrungsanforderungen müssen die entsprechenden Microsoft-365-Retention- beziehungsweise Records-Management-Funktionen betrachtet werden.

Ist der Outlook-Archivordner eine E-Mail-Archivierung?

Nein. Der Archivordner ist lediglich ein Ordner innerhalb des Postfachs. Nachrichten werden dadurch nicht automatisch in ein unabhängiges Compliance-Archiv übertragen.

Wie lange müssen geschäftliche E-Mails gespeichert werden?

Das hängt vom Inhalt ab. Handels- beziehungsweise Geschäftsbriefe unterliegen häufig einer sechsjährigen Aufbewahrungsfrist. Buchungsbelege sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Für bestimmte Bücher und Aufzeichnungen gelten zehn Jahre. Im Einzelfall können weitere Anforderungen bestehen.

Muss jede E-Mail zehn Jahre gespeichert werden?

Nein. Es gibt keine pauschale Pflicht, jede geschäftliche E-Mail zehn Jahre zu speichern. Entscheidend ist die Art und Bedeutung des Inhalts.

Was ist der Unterschied zwischen Backup und E-Mail-Archivierung?

Ein Backup dient vor allem der Wiederherstellung nach Datenverlust oder Ausfällen. Ein E-Mail-Archiv dient der langfristigen, strukturierten Aufbewahrung und Wiederauffindbarkeit von Nachrichten. Beide Lösungen erfüllen unterschiedliche Aufgaben.

Was ist Journaling?

Beim Journaling wird eine Kopie ein- beziehungsweise ausgehender E-Mails bereits während des Mailtransports an ein definiertes Journalziel übermittelt. Dadurch kann eine Archivplattform die Nachrichten erfassen, bevor ein Benutzer sie später aus seinem Postfach löscht.

Kann MailStore Microsoft 365 archivieren?

Ja. MailStore unterstützt Microsoft 365 beziehungsweise Exchange Online und kann unter anderem über Journaling ein- und ausgehende E-Mails zentral archivieren. Für die Microsoft-365-Journalarchivierung wird ein außerhalb von Microsoft 365 betriebenes Journalziel benötigt.

Brauche ich MailStore, wenn ich Microsoft 365 habe?

Nicht zwingend. Microsoft 365 bietet eigene Retention- und Records-Management-Funktionen. MailStore kann jedoch sinnvoll sein, wenn eine separate E-Mail-Archivplattform, Journaling und eine vom produktiven Exchange-Postfach getrennte Archivierung gewünscht werden.

Kann ich auch freigegebene Microsoft-365-Postfächer archivieren?

Ja. Auch Shared Mailboxes können in eine Archivierungsstrategie eingebunden werden. Gerade Adressen wie info@, rechnung@ oder support@ können relevante Geschäftskommunikation enthalten.

Sollte ein E-Mail-Archiv selbst gesichert werden?

Ja. Ein Archiv enthält möglicherweise viele Jahre wichtiger Geschäftskommunikation und sollte deshalb ebenfalls über Backup, Monitoring und ein Wiederherstellungskonzept verfügen.