Microsoft 365 für Unternehmen – welche Lizenz brauche ich?
Microsoft 365 gehört für viele kleine und mittelständische Unternehmen inzwischen zur Standardausstattung. Geschäftliche E-Mails, Outlook, Word, Excel, Teams, OneDrive und SharePoint können über eine zentrale Plattform bereitgestellt und verwaltet werden.
Doch spätestens bei der Einrichtung stellt sich die Frage: Welche Microsoft 365 Lizenz braucht mein Unternehmen eigentlich?
Microsoft bietet mit Microsoft 365 Business Basic, Business Standard und Business Premium mehrere Pakete an, deren Unterschiede auf den ersten Blick nicht immer offensichtlich sind.
Brauchen Mitarbeiter die installierten Office-Programme? Reicht die Webversion von Word und Excel? Wann lohnt sich Business Premium? Und braucht überhaupt jeder Mitarbeiter dieselbe Lizenz?
In diesem Ratgeber erklären wir die wichtigsten Microsoft 365 Business Lizenzen und zeigen, welche Variante sich für unterschiedliche Unternehmen und Mitarbeiter eignet.
Microsoft 365 Business Basic, Standard oder Premium?
Für kleine und mittelständische Unternehmen sind vor allem drei Microsoft 365 Pakete interessant:
| Funktion | Business Basic | Business Standard | Business Premium |
|---|---|---|---|
| Geschäftliche E-Mail | ✓ | ✓ | ✓ |
| Exchange Online | ✓ | ✓ | ✓ |
| OneDrive | ✓ | ✓ | ✓ |
| SharePoint | ✓ | ✓ | ✓ |
| Teams* | ✓ | ✓ | ✓ |
| Word/Excel/PowerPoint im Browser | ✓ | ✓ | ✓ |
| Desktop-Versionen von Office | – | ✓ | ✓ |
| Erweiterte Geräteverwaltung | – | – | ✓ |
| Erweiterter Bedrohungsschutz | – | – | ✓ |
| Erweiterte Sicherheitsfunktionen | – | – | ✓ |
*Microsoft bietet im Europäischen Wirtschaftsraum auch Varianten ohne Microsoft Teams an.
Vereinfacht kann man die drei Pakete folgendermaßen unterscheiden:
Business Basic eignet sich für Mitarbeiter, die hauptsächlich E-Mail, Cloudspeicher und Webanwendungen benötigen.
Business Standard ergänzt die lokal installierbaren Desktop-Versionen von Word, Excel, Outlook und PowerPoint.
Business Premium erweitert Business Standard um zusätzliche Funktionen für IT-Sicherheit, Identitäts- und Geräteverwaltung.
Welche Lizenz sinnvoll ist, hängt deshalb weniger von der Größe des Unternehmens als von den Anforderungen der jeweiligen Mitarbeiter ab.
Microsoft 365 Business Basic – für E-Mail und Cloud
Microsoft 365 Business Basic ist das Einstiegspaket der klassischen Business-Pläne.
Es enthält unter anderem:
- Exchange Online für geschäftliche E-Mails
- eigene Unternehmensdomain für E-Mail-Adressen
- Outlook im Web und auf Mobilgeräten
- Word, Excel und PowerPoint als Web- und Mobilversion
- OneDrive
- SharePoint
- Microsoft Teams bei der entsprechenden Variante
- Microsoft Planner, Forms und weitere Dienste
- 1 TB OneDrive-Speicher pro Benutzer
Der entscheidende Unterschied zu Business Standard:
Business Basic enthält nicht die vollständigen Desktop-Versionen von Word, Excel, PowerPoint und Outlook.
Die Office-Anwendungen werden hauptsächlich im Browser beziehungsweise über die mobilen Apps verwendet.
Für wen eignet sich Business Basic?
Business Basic kann beispielsweise für Mitarbeiter sinnvoll sein, die überwiegend:
- E-Mails bearbeiten,
- über Teams kommunizieren,
- Dateien in OneDrive oder SharePoint verwenden,
- Office-Dokumente nur gelegentlich bearbeiten,
- oder bereits anderweitig mit Office-Anwendungen versorgt sind.
Auch für bestimmte Arbeitsplätze, an denen hauptsächlich Browseranwendungen eingesetzt werden, kann Business Basic ausreichend sein.
Wer dagegen täglich mit Word, Excel und Outlook auf seinem Windows-PC arbeitet und die vollständigen Desktopprogramme benötigt, sollte sich Business Standard oder Business Premium ansehen.
Microsoft 365 Business Standard – für den klassischen Büroarbeitsplatz
Microsoft 365 Business Standard ist für viele klassische Büroarbeitsplätze die naheliegende Variante.
Es enthält die Funktionen von Business Basic und zusätzlich die Desktop-Versionen der bekannten Microsoft-Office-Anwendungen.
Dazu gehören unter anderem:
- Outlook
- Word
- Excel
- PowerPoint
- OneNote
Die Programme können lokal auf kompatiblen PCs und Macs installiert werden.
Damit eignet sich Business Standard beispielsweise für:
- Büroarbeitsplätze
- Steuerkanzleien
- Handwerksbetriebe
- Dienstleistungsunternehmen
- kleinere und mittlere Unternehmen
- Homeoffice-Arbeitsplätze
- Mitarbeiter, die regelmäßig Word und Excel verwenden
Für viele Unternehmen lautet die Entscheidung deshalb zunächst:
Braucht der Mitarbeiter die vollständigen Office-Programme auf seinem Computer?
Wenn ja, fällt Business Basic für diesen Arbeitsplatz normalerweise aus.
Microsoft 365 Business Premium – Office plus zusätzliche Sicherheit
Microsoft 365 Business Premium enthält die Produktivitätsfunktionen von Business Standard und ergänzt diese um umfangreichere Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen.
Dazu gehören unter anderem Funktionen für:
- Geräteverwaltung
- Identitäts- und Zugriffsverwaltung
- Schutz von Endgeräten
- Schutz vor Phishing und anderen Cyberangriffen
- Verwaltung von Unternehmensgeräten
- Schutz von Unternehmensdaten
Microsoft kombiniert in Business Premium unter anderem Microsoft Defender for Business und Microsoft Defender for Office 365 Plan 1.
Dadurch kann Business Premium besonders für Unternehmen interessant sein, die Microsoft 365 nicht lediglich für E-Mail und Office einsetzen, sondern auch einen Teil ihrer Geräte- und Sicherheitsverwaltung über Microsoft abbilden möchten.
Wann lohnt sich Business Premium?
Business Premium sollte insbesondere geprüft werden, wenn:
- Mitarbeiter mit Notebooks im Homeoffice arbeiten,
- Unternehmensdaten auf mobilen Geräten vorhanden sind,
- Geräte zentral verwaltet werden sollen,
- höhere Anforderungen an IT-Sicherheit bestehen,
- Schutz vor Phishing und Schadsoftware verbessert werden soll,
- Zugriffe auf Unternehmensdaten stärker kontrolliert werden sollen,
- verlorene oder gestohlene Unternehmensgeräte ein relevantes Risiko darstellen.
Gerade bei Unternehmen ohne große eigene IT-Abteilung können zentrale Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen interessant sein.
Business Standard oder Business Premium?
Diese Frage stellt sich besonders häufig.
Wenn ausschließlich klassische Office-Anwendungen, geschäftliche E-Mail und Cloudspeicher benötigt werden, kann Business Standard vollkommen ausreichend sein.
Wenn zusätzlich Endgeräte, Identitäten und Unternehmensdaten stärker abgesichert und zentral verwaltet werden sollen, ist Business Premium häufig die interessantere Variante.
Der Preis sollte deshalb nicht isoliert betrachtet werden.
Business Premium kann Funktionen enthalten, für die ansonsten zusätzliche Produkte für Endpoint-Security, Geräteverwaltung oder E-Mail-Sicherheit benötigt werden.
Ob sich das wirtschaftlich lohnt, hängt jedoch von der bereits vorhandenen IT-Infrastruktur und den eingesetzten Sicherheitslösungen ab.
Braucht jeder Mitarbeiter Business Premium?
Nein.
Ein häufiger Irrtum besteht darin, für das gesamte Unternehmen zwangsläufig dieselbe Microsoft 365 Lizenz kaufen zu müssen.
Die Anforderungen können sich je Mitarbeiter unterscheiden.
Ein Unternehmen könnte beispielsweise folgende Struktur haben:
Geschäftsführung:
Microsoft 365 Business Premium
Büromitarbeiter:
Microsoft 365 Business Standard oder Premium
Außendienst:
Microsoft 365 Business Premium
Mitarbeiter, die hauptsächlich E-Mail benötigen:
Microsoft 365 Business Basic
Welche Kombination technisch und lizenzrechtlich sinnvoll ist, sollte allerdings anhand der tatsächlich eingesetzten Funktionen geprüft werden.
Insbesondere Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen sollten nicht einfach auf einzelne Benutzer verteilt werden, ohne die Auswirkungen auf das gesamte Sicherheitskonzept zu berücksichtigen.
Kann ich verschiedene Microsoft 365 Lizenzen kombinieren?
Grundsätzlich können innerhalb eines Microsoft-365-Tenants unterschiedliche Lizenzen verwendet werden.
Dadurch kann die Lizenzierung an unterschiedliche Benutzergruppen angepasst werden.
Das kann Kosten sparen.
Ein Mitarbeiter, der ausschließlich E-Mails lesen und wenige Dokumente im Browser bearbeiten muss, benötigt möglicherweise kein Business Premium.
Umgekehrt sollte bei einem Notebook mit sensiblen Unternehmensdaten nicht ausschließlich aufgrund einiger Euro Preisunterschied die günstigste Lizenz gewählt werden.
Die Lizenz sollte zum tatsächlichen Arbeitsplatz passen.
Microsoft 365 Apps for Business – wenn nur Office benötigt wird
Neben Basic, Standard und Premium gibt es außerdem Microsoft 365 Apps for Business.
Diese Lizenz konzentriert sich auf die Office-Anwendungen.
Sie enthält unter anderem die Desktop-Versionen von:
- Word
- Excel
- PowerPoint
- Outlook
sowie OneDrive-Speicher.
Sie enthält jedoch nicht automatisch dieselbe Exchange-/Business-E-Mail-Infrastruktur wie die klassischen Business-Pakete.
Apps for Business kann deshalb beispielsweise interessant sein, wenn bereits eine andere E-Mail-Lösung vorhanden ist und hauptsächlich die aktuellen Office-Anwendungen benötigt werden.
Für ein Unternehmen, das seine E-Mails ebenfalls vollständig über Microsoft 365 betreiben möchte, sind Business Basic, Standard oder Premium meistens naheliegender.
Microsoft 365 mit oder ohne Teams?
Im Europäischen Wirtschaftsraum bietet Microsoft verschiedene Business-Pläne auch ohne Microsoft Teams an.
Das kann interessant sein, wenn das Unternehmen Teams nicht verwendet oder bereits eine andere Kommunikationsplattform nutzt.
Wer Teams für:
- interne Chats,
- Videokonferenzen,
- Onlinebesprechungen,
- Zusammenarbeit mit Kollegen
verwenden möchte, sollte bei der Beschaffung genau darauf achten, welche Lizenzvariante angeboten wird.
Die ähnlich klingenden Produktnamen können sonst schnell zu Verwechslungen führen.
Wie funktioniert die geschäftliche E-Mail mit Microsoft 365?
Bei den entsprechenden Microsoft-365-Business-Paketen können Unternehmen ihre eigene Domain verwenden.
Statt einer kostenlosen Adresse kann beispielsweise eine Adresse wie:
über Microsoft Exchange Online betrieben werden.
Microsoft 365 übernimmt dabei nicht nur den E-Mail-Empfang, sondern stellt unter anderem Kalender, Kontakte und weitere Exchange-Funktionen bereit.
Die Benutzer können ihre Postfächer anschließend beispielsweise über Outlook, Browser und Smartphone verwenden.
OneDrive oder SharePoint – wo gehören Firmendaten hin?
Microsoft 365 enthält sowohl OneDrive als auch SharePoint. Die beiden Dienste erfüllen jedoch unterschiedliche Aufgaben.
OneDrive ist primär der persönliche Cloudspeicher eines Benutzers.
SharePoint eignet sich dagegen für gemeinsam genutzte Unternehmens- und Teamdaten.
Ein typischer Fehler besteht darin, sämtliche Unternehmensdaten dauerhaft im persönlichen OneDrive des Geschäftsführers oder eines Mitarbeiters abzulegen und anschließend an alle anderen Mitarbeiter freizugeben.
Das kann funktionieren, ist strukturell aber nicht immer die beste Lösung.
Gemeinsam verwendete Unternehmensdaten sollten deshalb häufig über eine passende SharePoint-Struktur bereitgestellt werden.
Die SharePoint-Dokumentbibliotheken können wiederum über den OneDrive-Client synchronisiert werden. Mitarbeiter müssen deshalb nicht zwangsläufig ausschließlich im Browser mit den Dateien arbeiten.
Ist OneDrive ein Backup?
Nein.
Synchronisation und Backup sollten nicht miteinander verwechselt werden.
OneDrive und SharePoint verfügen zwar über Funktionen wie Versionierung und Papierkorb, diese ersetzen jedoch nicht zwangsläufig eine unabhängige Backupstrategie.
Unternehmen sollten deshalb prüfen, wie:
- Exchange Online,
- OneDrive,
- SharePoint,
- Teams-Daten
gesichert werden sollen.
Gerade bei versehentlichem Löschen, kompromittierten Benutzerkonten oder anderen Schadensfällen kann eine zusätzliche unabhängige Sicherung sinnvoll sein.
Microsoft 365 für Terminalserver – welche Lizenz brauche ich?
Beim Einsatz von Microsoft 365 auf einem Windows-Terminalserver beziehungsweise Remote Desktop Session Host muss die Lizenzierung gesondert betrachtet werden.
Nicht jede Microsoft-365-Lizenz erlaubt automatisch jede Form der gemeinsamen Nutzung von Office auf einem Terminalserver.
Entscheidend sind unter anderem die eingesetzte Microsoft-365-Lizenz, die Aktivierungsmethode und die konkrete RDS-Umgebung.
Wer Office auf einem Terminalserver bereitstellen möchte, sollte deshalb bereits vor der Beschaffung prüfen, ob die geplanten Lizenzen für den jeweiligen Einsatz geeignet sind.
Neben den Microsoft-365-Lizenzen müssen außerdem die notwendigen Windows-Server- und Remote-Desktop-Lizenzen berücksichtigt werden.
Microsoft 365 für 5 Mitarbeiter – welche Lizenz ist sinnvoll?
Nehmen wir ein kleines Unternehmen mit fünf Mitarbeitern.
Alle fünf benötigen:
- Outlook
- Word
- Excel
- geschäftliche E-Mail
- gemeinsamen Dateizugriff
- Homeoffice
Dann könnte beispielsweise Business Standard eine mögliche Ausgangsbasis sein.
Soll das Unternehmen zusätzlich seine Notebooks zentral verwalten und umfangreichere Microsoft-Sicherheitsfunktionen einsetzen, sollte Business Premium geprüft werden.
Anders könnte es aussehen, wenn zwei der fünf Mitarbeiter ausschließlich ein gemeinsames System bedienen und lediglich ein persönliches E-Mail-Postfach benötigen.
Dann könnte für diese Mitarbeiter Business Basic ausreichend sein.
Es muss also nicht automatisch heißen:
5 Mitarbeiter = 5 identische Lizenzen.
Microsoft 365 für 10, 20 oder 50 Mitarbeiter
Mit zunehmender Unternehmensgröße wird die technische Planung wichtiger.
Dann geht es nicht mehr nur darum, welche Office-Version verwendet wird.
Zusätzlich sollten unter anderem berücksichtigt werden:
- Benutzer- und Gruppenstruktur
- Berechtigungen
- Multi-Faktor-Authentifizierung
- Gerätemanagement
- SharePoint-Struktur
- gemeinsame Postfächer
- Backup
- E-Mail-Sicherheit
- Onboarding neuer Mitarbeiter
- Offboarding ausgeschiedener Mitarbeiter
- Dokumentation
- Sicherheitsrichtlinien
Gerade bei 20 oder 50 Benutzern kann eine unsauber aufgebaute Microsoft-365-Umgebung später erheblichen Verwaltungsaufwand verursachen.
Eine saubere Grundstruktur ist deshalb mindestens genauso wichtig wie die Wahl zwischen Basic, Standard und Premium.
Welche Microsoft 365 Lizenz brauche ich nun?
Als einfache Orientierung:
Microsoft 365 Business Basic
Sinnvoll, wenn hauptsächlich E-Mail, OneDrive, SharePoint und Webanwendungen benötigt werden.
Microsoft 365 Business Standard
Sinnvoll für klassische Büroarbeitsplätze, die zusätzlich die vollständigen Desktop-Versionen von Word, Excel, Outlook und PowerPoint benötigen.
Microsoft 365 Business Premium
Sinnvoll, wenn zusätzlich erweiterte Sicherheitsfunktionen und zentrale Geräteverwaltung eingesetzt werden sollen.
Microsoft 365 Apps for Business
Interessant, wenn hauptsächlich Office-Desktopanwendungen benötigt werden und E-Mail anderweitig bereitgestellt wird.
Die beste Microsoft-365-Lizenz ist deshalb nicht zwangsläufig die teuerste oder günstigste Variante, sondern die Lizenz, die zum jeweiligen Benutzer und zum Sicherheitskonzept des Unternehmens passt.
Fazit: Microsoft 365 Lizenz nach Arbeitsplatz auswählen
Für viele kleine Unternehmen sind Business Standard und Business Premium die interessantesten Microsoft-365-Pakete.
Business Basic kann dagegen für Benutzer ausreichend sein, die hauptsächlich E-Mail und Cloudfunktionen benötigen.
Statt pauschal jedem Mitarbeiter dieselbe Lizenz zuzuweisen, sollte zunächst ermittelt werden, welche Anwendungen und Sicherheitsfunktionen tatsächlich benötigt werden.
Genauso wichtig ist anschließend die richtige Einrichtung.
Microsoft 365 besteht nicht nur aus Word und Outlook. Benutzerkonten, Multi-Faktor-Authentifizierung, SharePoint, OneDrive, Exchange, Berechtigungen, Gerätesicherheit und Backup sollten als zusammenhängende Unternehmens-IT betrachtet werden.
Microsoft 365 für Ihr Unternehmen planen und betreuen lassen
Sie möchten Microsoft 365 neu einführen, vorhandene Postfächer migrieren oder Ihre bestehende Microsoft-365-Umgebung professionell verwalten lassen?
Unetifi unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen bei der Auswahl geeigneter Microsoft-365-Lizenzen, Einrichtung und Migration sowie bei der laufenden Verwaltung der Microsoft-365-Umgebung.
Dazu können unter anderem Exchange Online, Benutzerverwaltung, OneDrive, SharePoint, Sicherheitskonfiguration und die Einbindung der Arbeitsplätze gehören.
So erhalten Ihre Mitarbeiter die Funktionen, die sie tatsächlich benötigen, ohne dass Microsoft 365 unnötig kompliziert aufgebaut wird.
Häufig gestellte Fragen zu Microsoft 365 für Unternehmen
Welche Microsoft 365 Lizenz ist für kleine Unternehmen am besten?
Für klassische Büroarbeitsplätze ist Business Standard häufig ein guter Ausgangspunkt. Wenn zusätzlich umfangreichere Sicherheits- und Geräteverwaltungsfunktionen benötigt werden, sollte Business Premium geprüft werden. Für Benutzer ohne Bedarf an lokal installierten Office-Anwendungen kann Business Basic ausreichend sein.
Was ist der Unterschied zwischen Microsoft 365 Business Basic und Standard?
Business Basic stellt Word, Excel und PowerPoint hauptsächlich als Web- und Mobilanwendungen bereit. Business Standard enthält zusätzlich die vollständigen Desktop-Versionen der Office-Anwendungen.
Was ist der Unterschied zwischen Business Standard und Business Premium?
Business Premium baut auf den Produktivitätsfunktionen von Business Standard auf und ergänzt diese um zusätzliche Funktionen für Gerätemanagement, Identität und IT-Sicherheit.
Kann ein Unternehmen Business Basic und Business Premium gleichzeitig verwenden?
Ja, unterschiedliche Microsoft-365-Lizenzen können innerhalb eines Unternehmens kombiniert werden. Die Lizenz sollte anhand der Anforderungen des jeweiligen Benutzers gewählt werden.
Kann ich meine eigene E-Mail-Domain mit Microsoft 365 verwenden?
Ja. Mit den entsprechenden Microsoft-365-Business-Plänen können geschäftliche E-Mail-Adressen mit der eigenen Unternehmensdomain verwendet werden.
Ist Microsoft 365 auch für ein Unternehmen mit nur einem Mitarbeiter sinnvoll?
Ja. Auch Solo-Selbstständige und sehr kleine Unternehmen können von einer professionellen E-Mail-Adresse, Exchange Online, OneDrive und den Office-Anwendungen profitieren.
Bis zu wie viele Benutzer sind Microsoft 365 Business Lizenzen geeignet?
Die Microsoft-365-Business-Pläne sind für Organisationen mit bis zu 300 Benutzern vorgesehen. Bei größeren Organisationen kommen üblicherweise die entsprechenden Enterprise-Pläne in Betracht.uss auf die tatsächliche WLAN-Qualität.
