E-Mail-Archivierung für kleine Unternehmen – lohnt sich das?

E-Mail ist in kleinen Unternehmen häufig eines der wichtigsten Kommunikationsmittel überhaupt.

Über das Postfach werden beispielsweise:

• Angebote
• Aufträge
• Bestellungen
• Rechnungen
• Verträge
• Reklamationen
• Terminvereinbarungen
• Projektabsprachen
• Zahlungsinformationen

versendet und empfangen.

Trotzdem verlassen sich viele Unternehmen ausschließlich auf ihr normales E-Mail-Postfach.

Die Annahme:

„Die E-Mails liegen doch in Microsoft 365 – damit sind sie gespeichert.“

Oder:

„Wir haben nur fünf Mitarbeiter. Eine E-Mail-Archivierung brauchen doch nur große Unternehmen.“

Beides sollte genauer betrachtet werden.

Denn eine professionelle E-Mail-Archivierung erfüllt einen anderen Zweck als ein normales Postfach oder ein klassisches Backup.

Gleichzeitig bedeutet die gesetzliche Aufbewahrungspflicht nicht, dass pauschal jede beliebige E-Mail eines Unternehmens jahrelang archiviert werden muss.

Die entscheidende Frage lautet deshalb:

Wann lohnt sich eine E-Mail-Archivierung für kleine Unternehmen – und wann wird sie tatsächlich benötigt?

Was ist eine E-Mail-Archivierung?

Eine E-Mail-Archivierung speichert geschäftlich relevante E-Mails langfristig in einem dafür vorgesehenen Archivsystem.

Das Archiv wird dabei vom normalen E-Mail-Postfach getrennt betrachtet.

Vereinfacht:

E-Mail-Server / Microsoft 365

↓

laufendes Arbeiten mit E-Mails

E-Mail-Archiv

↓

langfristige Aufbewahrung und Wiederauffindbarkeit

Ein Archivierungssystem kann beispielsweise eingehende und ausgehende Nachrichten automatisiert übernehmen und über einen definierten Zeitraum aufbewahren.

Was ist der Unterschied zwischen Postfach und E-Mail-Archiv?

Ein normales Postfach ist primär zum täglichen Arbeiten gedacht.

Mitarbeiter können dort:

• E-Mails empfangen
• E-Mails senden
• Ordner anlegen
• Nachrichten verschieben
• Nachrichten löschen

Ein Archiv verfolgt dagegen einen anderen Zweck.

Es soll relevante E-Mails langfristig:

• aufbewahren
• verfügbar halten
• wiederauffindbar machen
• vor unbemerkter Veränderung beziehungsweise Löschung schützen

Das Archiv ist deshalb nicht einfach nur ein besonders großes Outlook-Postfach.

Müssen kleine Unternehmen E-Mails archivieren?

Die Unternehmensgröße ist für die grundlegende Frage nicht der entscheidende Faktor.

Auch ein kleines Unternehmen kann aufbewahrungspflichtige geschäftliche Korrespondenz per E-Mail erhalten oder versenden.

Entscheidend ist vielmehr:

Was steht in der E-Mail?

Eine E-Mail kann beispielsweise einen Handels- beziehungsweise Geschäftsbrief darstellen oder einen Buchungsbeleg enthalten.

Damit können gesetzliche Aufbewahrungspflichten entstehen.

Muss jede geschäftliche E-Mail archiviert werden?

Nein.

Das ist ein wichtiger Unterschied.

Nicht jede E-Mail eines Unternehmens muss automatisch jahrelang aufbewahrt werden.

Beispielsweise ist eine Nachricht wie:

„Kommst du mit zum Mittagessen?“

offensichtlich etwas anderes als:

„Hiermit bestätigen wir Ihr Angebot über 8.500 Euro und beauftragen Sie mit der Durchführung.“

Auch Newsletter, Spam oder rein organisatorische Nachrichten sind nicht automatisch aufgrund ihres Vorhandenseins im Unternehmenspostfach aufbewahrungspflichtig.

Entscheidend sind Inhalt und rechtliche beziehungsweise steuerliche Bedeutung der Nachricht.

Welche E-Mails können aufbewahrungspflichtig sein?

Dazu können beispielsweise E-Mails gehören, die:

• einen Auftrag enthalten
• eine Bestellung bestätigen
• ein Angebot konkretisieren
• Vertragsbestandteil sind
• eine Rechnung enthalten
• eine Reklamation dokumentieren
• eine Vertragsänderung bestätigen
• Zahlungsinformationen enthalten
• ein Handelsgeschäft vorbereiten
• ein Handelsgeschäft abwickeln
• steuerlich relevante Informationen enthalten

Ob eine konkrete Nachricht tatsächlich aufbewahrungspflichtig ist, muss anhand ihres Inhalts beurteilt werden.

Wie lange müssen geschäftliche E-Mails aufbewahrt werden?

Es gibt nicht die eine pauschale Aufbewahrungsfrist für sämtliche E-Mails.

Die Frist richtet sich danach, welche Funktion beziehungsweise welchen Inhalt die jeweilige Nachricht besitzt.

Typische gesetzliche Aufbewahrungsfristen sind beispielsweise:

6 Jahre

unter anderem für bestimmte empfangene und abgesandte Handels- beziehungsweise Geschäftsbriefe.

8 Jahre

unter anderem für Buchungsbelege.

10 Jahre

unter anderem für bestimmte Bücher und Aufzeichnungen, Inventare und weitere gesetzlich definierte Unterlagen.

Eine per E-Mail empfangene Rechnung kann deshalb beispielsweise einer anderen Aufbewahrungsfrist unterliegen als eine normale geschäftliche Korrespondenz.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt grundsätzlich nicht einfach am Tag, an dem die E-Mail angekommen ist.

Bei den entsprechenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten beginnt die Frist mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem beispielsweise der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen beziehungsweise abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist.

Das sollte bei der Konfiguration von Lösch- und Aufbewahrungsfristen berücksichtigt werden.

Warum reicht Outlook allein nicht aus?

Outlook ist in erster Linie ein E-Mail-Client.

Der Mitarbeiter kann dort Nachrichten:

• löschen
• verschieben
• weiterleiten
• verändern
• in PST-Dateien exportieren

Ein Outlook-Postfach ist deshalb nicht automatisch ein geeignetes langfristiges Unternehmensarchiv.

Auch ein großer Postfachspeicher löst dieses Problem nicht.

Speicherplatz ist nicht dasselbe wie Archivierung.

Reicht Microsoft 365 als E-Mail-Archivierung?

Microsoft 365 beziehungsweise Exchange Online bietet umfangreiche Funktionen für:

• Aufbewahrung
• Retention
• Archivpostfächer
• eDiscovery
• Records Management

Mit der richtigen Microsoft-365-Lizenzierung und einer entsprechend geplanten Konfiguration können damit umfangreiche Compliance-Anforderungen umgesetzt werden.

Aber:

Ein normales Microsoft-365-Postfach allein ist nicht automatisch eine vollständig konfigurierte E-Mail-Archivierung.

Besonders wichtig ist die Unterscheidung zwischen:

Exchange Online Postfach

Online Archive

Microsoft Purview Retention

Backup

separatem E-Mail-Archiv

Diese Funktionen erfüllen unterschiedliche Aufgaben.

Was ist das Exchange Online Archive?

Das Exchange Online Archive beziehungsweise Onlinearchiv erweitert im Wesentlichen den für Benutzer verfügbaren E-Mail-Speicher.

Alte E-Mails können aus dem primären Postfach in ein Archivpostfach verschoben werden.

Das ist praktisch für Benutzer.

Es bedeutet jedoch nicht automatisch:

„Alle gesetzlichen Anforderungen an die E-Mail-Archivierung sind damit ohne weitere Konfiguration erfüllt.“

Aufbewahrungsrichtlinien und Records Management sind davon getrennt zu betrachten.

E-Mail-Archivierung und Backup – was ist der Unterschied?

Das ist einer der häufigsten Irrtümer.

E-Mail-Backup

Ein Backup dient primär der Wiederherstellung nach:

• versehentlichem Löschen
• technischem Fehler
• Cyberangriff
• Datenverlust

E-Mail-Archivierung

Ein Archiv dient primär der langfristigen, nachvollziehbaren Aufbewahrung und Wiederauffindbarkeit relevanter Nachrichten.

Vereinfacht:

Backup

→ Wiederherstellung

Archiv

→ Aufbewahrung

Ein Unternehmen kann deshalb sowohl ein E-Mail-Backup als auch eine E-Mail-Archivierung benötigen.

Warum ein Microsoft-365-Backup das Archiv nicht ersetzt

Angenommen, Microsoft 365 wird täglich gesichert.

Damit kann beispielsweise eine versehentlich gelöschte Mailbox wiederhergestellt werden.

Das bedeutet aber nicht automatisch, dass das Backup als langfristiges E-Mail-Archiv mit den dafür notwendigen:

• Aufbewahrungsregeln
• Suchfunktionen
• Zugriffskonzepten
• Löschkonzepten
• Nachvollziehbarkeitsfunktionen

ausgelegt wurde.

Backup und Archiv sollten deshalb getrennt geplant werden.

Warum ein Archiv kein Backup ersetzt

Auch umgekehrt gilt:

Ein E-Mail-Archiv ist nicht automatisch ein vollständiges Backup der Microsoft-365-Umgebung.

Microsoft 365 enthält zusätzlich beispielsweise:

• OneDrive
• SharePoint
• Teams
• Benutzerkonfigurationen

Eine reine E-Mail-Archivierung sichert diese Daten nicht automatisch mit.

Deshalb kann ein Unternehmen beispielsweise gleichzeitig verwenden:

E-Mail-Archivierung

Microsoft-365-Backup

Lohnt sich E-Mail-Archivierung bei nur 2 oder 3 Mitarbeitern?

Das kann durchaus der Fall sein.

Die Frage sollte nicht lauten:

„Sind wir groß genug für eine Archivierung?“

Sondern:

„Enthalten unsere E-Mails geschäftlich relevante Informationen, die wir langfristig aufbewahren müssen oder möchten?“

Ein Unternehmen mit drei Mitarbeitern kann täglich:

• Angebote
• Aufträge
• Rechnungen
• Bestellungen
• Verträge

per E-Mail bearbeiten.

Damit kann E-Mail-Archivierung auch bei sehr kleinen Unternehmen sinnvoll sein.

Beispiel: Handwerksbetrieb mit 5 Mitarbeitern

Angenommen, ein kleiner Handwerksbetrieb besitzt:

• Geschäftsführer
• Büro
• drei Mitarbeiter

Über E-Mail kommen:

• Kundenanfragen
• Angebote
• Auftragsbestätigungen
• Lieferantenbestellungen
• Rechnungen
• Reklamationen

Der Geschäftsführer löscht nach einigen Monaten versehentlich einen kompletten E-Mail-Ordner.

Ohne Archivierung beziehungsweise Backup können wichtige Informationen verloren gehen.

Mit einer zentralen Archivierung können relevante Nachrichten unabhängig vom normalen Postfach erhalten bleiben.

Beispiel: IT-Unternehmen mit 5 Mitarbeitern

Über E-Mail werden möglicherweise ausgetauscht:

• Angebote
• Auftragsbestätigungen
• Lizenzbestellungen
• Vertragsänderungen
• Supportvereinbarungen
• Rechnungen
• Projektabsprachen

Gerade bei späteren Streitfragen kann eine alte E-Mail entscheidend sein.

Beispielsweise:

„Welche Leistung wurde damals tatsächlich vereinbart?“

Eine schnelle Volltextsuche über ein zentrales Archiv kann dann erheblich hilfreicher sein als die Suche durch mehrere alte Outlook-Postfächer.

E-Mail-Archivierung ist nicht nur ein Compliance-Thema

Auch unabhängig von gesetzlichen Anforderungen besitzt ein zentrales E-Mail-Archiv praktische Vorteile.

Dazu gehören:

• schnellere Suche
• Schutz vor versehentlichem Löschen
• zentrale Aufbewahrung
• weniger Abhängigkeit von einzelnen Postfächern
• Zugriff auf ältere Korrespondenz
• einfachere Recherche

Gerade bei langjährigen Kundenbeziehungen kann das sehr nützlich sein.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?

Ohne zentrale Strategie stellt sich häufig die Frage:

Was machen wir mit seinem Postfach?

Darin befinden sich möglicherweise:

• Kundenkommunikation
• Angebote
• Bestellungen
• Projektinformationen
• Rechnungen

Einfach das Microsoft-365-Konto zu löschen, ohne die Daten vorher korrekt zu behandeln, kann problematisch sein.

Mit einer zentralen Archivierung bleiben archivierte relevante Nachrichten unabhängig vom aktiven Benutzerkonto verfügbar.

Ehemalige Mitarbeiter und Datenschutz

Trotzdem darf ein Unternehmen nicht einfach sämtliche private und geschäftliche Kommunikation unbegrenzt speichern.

E-Mail-Archivierung muss deshalb gemeinsam mit:

• Datenschutz
• Berechtigungen
• Aufbewahrungsfristen
• Löschkonzepten
• Regelungen zur privaten E-Mail-Nutzung

betrachtet werden.

Besonders problematisch kann es sein, wenn Mitarbeiter private E-Mail-Nutzung über das geschäftliche Postfach verwenden dürfen.

Private E-Mail-Nutzung im Unternehmen

Unternehmen sollten deshalb klar regeln, ob geschäftliche E-Mail-Konten privat verwendet werden dürfen.

Eine klare Richtlinie vereinfacht:

• Archivierung
• Datenschutz
• Ausscheiden von Mitarbeitern
• Zugriffsrechte

erheblich.

Das Thema sollte organisatorisch und gegebenenfalls rechtlich sauber geregelt werden.

DSGVO und E-Mail-Archivierung – ein Widerspruch?

Nein.

Allerdings müssen unterschiedliche Anforderungen miteinander in Einklang gebracht werden.

Auf der einen Seite können gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Auf der anderen Seite gelten datenschutzrechtliche Anforderungen wie:

• Zweckbindung
• Zugriffsschutz
• Speicherbegrenzung
• Löschung nach Wegfall des Zwecks

Deshalb ist:

„Wir archivieren vorsichtshalber jede E-Mail für immer.“

keine gute Strategie.

Benötigt wird ein nachvollziehbares Aufbewahrungs- und Löschkonzept.

Was bedeutet revisionssichere E-Mail-Archivierung?

Der Begriff wird häufig verwendet, sollte aber nicht als magisches Produktsiegel verstanden werden.

Bei einer ordnungsgemäßen Archivierung spielen unter anderem folgende Punkte eine Rolle:

• Vollständigkeit
• Nachvollziehbarkeit
• Unveränderbarkeit beziehungsweise Schutz vor unbemerkter Veränderung
• Verfügbarkeit
• Lesbarkeit
• geregelte Zugriffe
• definierte Aufbewahrungsfristen
• dokumentierte Verfahren

Nicht nur die Software entscheidet darüber, ob der gesamte Archivierungsprozess ordnungsgemäß umgesetzt wurde.

Was bedeutet GoBD-konforme E-Mail-Archivierung?

Die GoBD betreffen die ordnungsmäßige:

• Führung
• Aufbewahrung
• Nachvollziehbarkeit

steuerlich relevanter elektronischer Unterlagen und Daten.

Bei E-Mails kommt es wiederum auf deren Inhalt an.

Eine E-Mail, die lediglich als Transportmittel für eine separat aufbewahrte Anlage dient, ist anders zu beurteilen als eine E-Mail, deren Text selbst relevante geschäftliche beziehungsweise steuerliche Informationen enthält.

Deshalb sollte nicht mit der pauschalen Aussage gearbeitet werden:

„Jede E-Mail muss GoBD-konform zehn Jahre archiviert werden.“

Das ist zu undifferenziert.

Wie sollte eine E-Mail-Archivierung funktionieren?

Eine professionelle Lösung sollte möglichst automatisiert arbeiten.

Denn wenn Mitarbeiter selbst entscheiden müssen:

„Diese Mail archiviere ich und diese nicht.“

entstehen schnell Lücken.

Eine mögliche Architektur:

Absender

↓

E-Mail-System

↓

Archivierung

↓

Empfänger

beziehungsweise eine serverseitige Übernahme der relevanten Nachrichten in das Archiv.

Dadurch hängt die Archivierung nicht davon ab, ob ein Mitarbeiter später eine Nachricht löscht.

Was ist Journaling?

Journaling ist eine Möglichkeit, Nachrichten bereits beim Ein- beziehungsweise Ausgang für die Archivierung zu erfassen.

Dadurch kann eine E-Mail archiviert werden, bevor ein Benutzer sie aus seinem normalen Postfach löscht.

Das ist besonders interessant, wenn eine möglichst vollständige Archivierung erforderlich ist.

Warum Postfacharchivierung allein problematisch sein kann

Angenommen:

08:00 Uhr

E-Mail kommt an.

08:05 Uhr

Mitarbeiter löscht die E-Mail.

12:00 Uhr

Archivierungssystem liest das Postfach aus.

Dann ist die Nachricht möglicherweise bereits verschwunden.

Bei einer Journalarchivierung wird die Nachricht dagegen bereits beim Mailfluss erfasst.

Für Anforderungen an eine möglichst vollständige Archivierung ist das ein wesentlicher Unterschied.

E-Mail-Archivierung mit Microsoft 365

Bei Microsoft 365 gibt es grundsätzlich verschiedene Möglichkeiten.

Zum einen können Microsoft-eigene:

• Retention Policies
• Retention Labels
• Records-Management-Funktionen

eingesetzt werden.

Zum anderen kann ein separates Archivierungssystem verwendet werden.

Beide Ansätze können je nach Anforderungen sinnvoll sein.

Warum eine separate Archivierung interessant sein kann

Eine externe Archivierung kann eine zusätzliche Trennung zwischen:

produktivem E-Mail-System

und:

Archiv

schaffen.

Dadurch hängt die langfristige E-Mail-Aufbewahrung nicht vollständig vom produktiven Postfach ab.

Das kann insbesondere für kleine Unternehmen interessant sein, die eine übersichtliche und spezialisierte Archivierungslösung bevorzugen.

MailStore für kleine Unternehmen

Eine bekannte Lösung für diesen Bereich ist MailStore.

MailStore Server ist speziell für kleine und mittelständische Unternehmen ausgelegt und kann unter anderem E-Mails aus:

• Microsoft 365
• Microsoft Exchange
• Google Workspace
• IMAP-Systemen

archivieren.

Auch freigegebene Microsoft-365-Postfächer können in die Archivierung einbezogen werden.

MailStore Server oder gehostete Archivierung?

Grundsätzlich gibt es unterschiedliche Betriebsmodelle.

Eigener MailStore Server

Die Archivierungssoftware wird auf einer eigenen beziehungsweise betreuten Serverinfrastruktur betrieben.

Vorteile können sein:

• hohe Kontrolle
• eigener Speicherort
• direkte Administration

Dafür muss die Infrastruktur:

• betrieben
• aktualisiert
• gesichert
• überwacht

werden.

Managed beziehungsweise gehostete E-Mail-Archivierung

Die Archivierung wird als Dienst bereitgestellt.

Das kann für kleine Unternehmen interessant sein, die keinen eigenen Archivserver betreiben möchten.

Dann bezahlt das Unternehmen typischerweise für die benötigten Benutzer beziehungsweise Postfächer und der technische Betrieb wird zentral übernommen.

On-Premises oder Cloud?

Beide Varianten können sinnvoll sein.

On-Premises

geeignet, wenn:

• eigene Infrastruktur vorhanden ist
• hohe Kontrolle gewünscht wird
• interner Betrieb möglich ist

Cloud beziehungsweise Managed Service

geeignet, wenn:

• kein eigener Server gewünscht ist
• geringe interne Administration gewünscht ist
• die Lösung einfach skalieren soll

Gerade für sehr kleine Unternehmen kann eine gehostete Lösung wirtschaftlicher sein als ein eigener zusätzlicher Server nur für die Archivierung.

Wie viele Postfächer müssen archiviert werden?

Nicht nur persönliche Benutzerpostfächer betrachten.

Zusätzlich existieren häufig:

• info@
• kontakt@
• rechnung@
• buchhaltung@
• support@
• bestellung@

Solche Funktions- und Shared-Mailboxes können ebenfalls geschäftlich relevante Korrespondenz enthalten.

Sie müssen deshalb bei der Planung berücksichtigt werden.

Beispiel: Unternehmen mit 5 Mitarbeitern

Vorhanden:

• 5 Benutzerpostfächer
• info@
• buchhaltung@

Dann sollte geprüft werden, wie:

• Benutzerpostfächer
• Shared Mailboxes
• Funktionsadressen

technisch in die Archivierung einbezogen werden.

Die Anzahl der Mitarbeiter ist nicht zwangsläufig identisch mit der Anzahl der relevanten E-Mail-Adressen.

Was passiert mit alten PST-Dateien?

Viele Unternehmen besitzen noch:

• Outlook.pst
• Archiv.pst
• Mitarbeiter-Alt.pst
• Backup-Mail.pst

auf:

• PCs
• Netzlaufwerken
• USB-Festplatten

Das ist keine besonders übersichtliche Archivierungsstrategie.

Eine zentrale Archivierungslösung kann vorhandene PST-Dateien gegebenenfalls übernehmen und damit alte E-Mail-Bestände zentral zusammenführen.

Warum PST-Dateien problematisch sind

PST-Dateien sind unter anderem schwierig hinsichtlich:

• zentraler Verwaltung
• Suche über mehrere Benutzer
• Zugriffskontrolle
• Sicherung
• langfristiger Organisation

Außerdem entstehen schnell mehrere Kopien.

Beispielsweise:

Archiv_alt.pst

Archiv_neu.pst

Archiv_2024.pst

Archiv_final.pst

Eine zentrale Archivierung ist deutlich übersichtlicher.

E-Mail-Archivierung erleichtert die Suche

Einer der praktischsten Vorteile wird häufig unterschätzt.

Angenommen, ein Kunde fragt:

„Was haben wir vor vier Jahren zu diesem Projekt vereinbart?“

Ohne zentrales Archiv beginnt möglicherweise die Suche in:

• altem Mitarbeiterpostfach
• aktuellem Mitarbeiterpostfach
• PST-Datei
• Backup
• Netzlaufwerk

Mit einem zentralen Archiv kann eine Volltextsuche über archivierte E-Mails und Anhänge erheblich schneller sein.

Wer darf auf das E-Mail-Archiv zugreifen?

Nicht automatisch jeder Administrator sollte sämtliche E-Mails sämtlicher Mitarbeiter lesen können.

Ein Berechtigungskonzept ist wichtig.

Beispielsweise:

Mitarbeiter

Zugriff auf eigenes Archiv.

Geschäftsführung

nur definierte zusätzliche Berechtigungen.

Administrator

technische Administration, aber nicht automatisch uneingeschränkter fachlicher Zugriff.

Auditor beziehungsweise Prüfer

zeitlich beziehungsweise funktional begrenzter Zugriff, falls erforderlich.

Das genaue Modell hängt von Unternehmen und Archivierungslösung ab.

Was passiert, wenn eine E-Mail gelöscht werden muss?

Auch Archivierungssysteme benötigen Löschkonzepte.

Nach Ablauf der gesetzlichen beziehungsweise betrieblich definierten Aufbewahrungsfrist kann eine Löschung erforderlich werden.

Deshalb sollte bereits bei der Einführung geklärt werden:

• Welche Daten werden archiviert?
• Warum werden sie archiviert?
• Wie lange werden sie gespeichert?
• Wer darf darauf zugreifen?
• Wann werden sie gelöscht?

Sollte man alle E-Mails zehn Jahre speichern?

Nicht pauschal.

Die Aufbewahrungsfrist hängt von der Art des Dokuments beziehungsweise der Korrespondenz ab.

Außerdem können datenschutzrechtliche Gründe gegen eine unnötig lange Speicherung sprechen.

Die pauschale Einstellung:

„Alles zehn Jahre.“

ist deshalb nicht automatisch die beste Lösung.

Was kostet E-Mail-Archivierung für kleine Unternehmen?

Die Kosten hängen unter anderem ab von:

• Anzahl der Benutzer
• Anzahl der Postfächer
• Archivierungslösung
• Speicherbedarf
• Cloud oder eigener Server
• Betreuung
• Backup des Archivs
• gewünschter Aufbewahrungsdauer

Für ein kleines Unternehmen sollte dabei nicht nur der Lizenzpreis betrachtet werden.

Auch der Aufwand für:

• Einrichtung
• Updates
• Monitoring
• Backup
• Administration

gehört zu den tatsächlichen Kosten.

Wann lohnt sich ein eigener Archivserver?

Ein eigener Archivserver kann sinnvoll sein, wenn:

• bereits Serverinfrastruktur vorhanden ist
• viele Benutzer archiviert werden
• interne Kontrolle gewünscht wird
• eigenes IT-Personal vorhanden ist
• besondere Anforderungen bestehen

Bei drei oder fünf Benutzern kann ein eigener Server dagegen unnötig viel Betriebsaufwand verursachen.

Dann kann eine gehostete Lösung interessanter sein.

Wann lohnt sich E-Mail-Archivierung als Managed Service?

Besonders bei kleinen Unternehmen kann ein Managed Service sinnvoll sein.

Das Unternehmen muss dann nicht selbst:

• Server bereitstellen
• Archivsoftware aktualisieren
• Speicher überwachen
• Sicherungen betreiben
• Systemzustand überwachen

Stattdessen wird die Archivierung als laufender Dienst bereitgestellt.

Das macht die Kosten planbarer und reduziert den eigenen Administrationsaufwand.

E-Mail-Archivierung für 5 Mitarbeiter – lohnt sich das?

In vielen Fällen ja.

Nicht weil fünf Mitarbeiter bereits eine große IT-Infrastruktur benötigen.

Sondern weil auch fünf Personen täglich wichtige Geschäftskorrespondenz erzeugen können.

Der Aufwand einer zentralen Archivierung kann im Verhältnis zum Nutzen relativ gering sein.

Besonders dann, wenn bereits:

• Microsoft 365
• Exchange Online
• professionelle IT-Betreuung

vorhanden sind.

E-Mail-Archivierung für 10 Mitarbeiter

Bei zehn Mitarbeitern steigt die Menge an E-Mail-Kommunikation bereits deutlich.

Zusätzlich entstehen häufiger:

• Shared Mailboxes
• Abteilungsadressen
• Mitarbeiterwechsel
• mehrere Ansprechpartner pro Kunde

Eine zentrale Archivierung wird dadurch zunehmend sinnvoll.

E-Mail-Archivierung für 20 oder mehr Mitarbeiter

Mit zunehmender Mitarbeiterzahl steigt zusätzlich der organisatorische Nutzen.

Ein Archiv kann helfen bei:

• Mitarbeiterwechsel
• Recherche
• alten Projekten
• Kundenstreitigkeiten
• Audits
• internen Nachweisen

Spätestens hier sollte eine strukturierte E-Mail-Aufbewahrungsstrategie vorhanden sein.

Was passiert ohne E-Mail-Archivierung?

Nicht automatisch etwas.

Ein Unternehmen kann auch andere technisch und organisatorisch geeignete Verfahren einsetzen.

Problematisch wird es jedoch, wenn die Strategie lediglich lautet:

„Die E-Mails liegen irgendwo in Outlook.“

Mögliche Folgen sind:

• versehentlich gelöschte Nachrichten
• verlorene Mitarbeiterpostfächer
• unvollständige Aufbewahrung
• schwer auffindbare alte Korrespondenz
• verteilte PST-Dateien
• fehlende Nachvollziehbarkeit

Typische Fehler bei der E-Mail-Archivierung

1. Outlook-Ordner als Archiv verwenden

Ein Ordner namens „Archiv“ ist noch kein professionelles Archivierungskonzept.

2. Backup und Archivierung verwechseln

Beide verfolgen unterschiedliche Ziele.

3. Nur den Posteingang archivieren

Auch ausgehende geschäftliche Korrespondenz kann relevant sein.

4. Shared Mailboxes vergessen

Gerade dort liegt häufig wichtige Kommunikation.

5. Mitarbeiter müssen manuell archivieren

Dadurch können Lücken entstehen.

6. Private E-Mail-Nutzung nicht geregelt

Das erschwert Datenschutz und Archivierung.

7. Alles unbegrenzt aufbewahren

Auch das kann problematisch sein.

8. Archiv selbst nicht sichern

Auch das Archiv benötigt ein Backup beziehungsweise ein entsprechendes Schutzkonzept.

9. Keine Wiederherstellung testen

Ein System sollte nicht nur Daten speichern, sondern im Bedarfsfall auch funktionieren.

10. Keine Dokumentation

Archivierungsverfahren und Zuständigkeiten sollten nachvollziehbar dokumentiert werden.

Braucht das E-Mail-Archiv selbst ein Backup?

Ja.

Archivierung ersetzt nicht die Sicherung des Archivsystems selbst.

Wird beispielsweise ein eigener MailStore Server betrieben, müssen auch:

• Archivdaten
• Konfiguration
• Server
• Wiederherstellung

in das Backupkonzept aufgenommen werden.

Das Archiv sollte nicht der einzige Ort sein, an dem wichtige Daten existieren.

E-Mail-Archivierung und Ransomware

Ein separates Archiv kann zusätzlich eine weitere Schutzebene darstellen.

Wenn ein Benutzerpostfach kompromittiert oder E-Mails gelöscht werden, können bereits archivierte Nachrichten weiterhin vorhanden sein.

Das bedeutet allerdings nicht, dass jedes Archiv automatisch gegen Ransomware geschützt ist.

Auch das Archivsystem selbst benötigt:

• Zugriffsschutz
• Updates
• Backup
• Netzwerksegmentierung
• Monitoring

E-Mail-Archivierung und Mitarbeiterwechsel

Ein sauber eingerichtetes Archiv erleichtert auch das Offboarding.

Beispielsweise:

Mitarbeiter verlässt Unternehmen

↓

Microsoft-365-Konto wird nach definiertem Prozess deaktiviert

↓

geschäftlich relevante archivierte Kommunikation bleibt gemäß Aufbewahrungskonzept erhalten

Dadurch muss nicht jahrelang eine aktive Benutzerlizenz nur deshalb bestehen bleiben, weil möglicherweise alte E-Mails benötigt werden.

Die konkrete Lizenzierung und technische Umsetzung hängt allerdings vom eingesetzten E-Mail- und Archivsystem ab.

E-Mail-Archivierung und Shared Mailboxes

Shared Mailboxes wie:

[email protected]

oder:

[email protected]

sollten bewusst in das Konzept einbezogen werden.

Gerade diese Postfächer enthalten häufig:

• Rechnungen
• Kundenanfragen
• Aufträge
• Supportkommunikation

und damit potenziell relevante Geschäftskorrespondenz.

Welche E-Mail-Systeme lassen sich archivieren?

Moderne Archivierungslösungen unterstützen typischerweise verschiedene Plattformen.

Beispielsweise:

• Microsoft 365
• Exchange Online
• Exchange Server
• Google Workspace
• IMAP
• andere Mailserver

Dadurch ist die Archivierung nicht zwingend an einen bestimmten E-Mail-Anbieter gebunden.

Was passiert bei einem Wechsel des E-Mail-Anbieters?

Ein unabhängiges Archiv kann hier einen zusätzlichen Vorteil besitzen.

Beispielsweise:

bisher

lokaler Exchange Server

↓

später

Microsoft 365

Das Archiv kann die historischen E-Mails unabhängig vom Wechsel des produktiven E-Mail-Systems weiter vorhalten.

Dadurch muss die gesamte E-Mail-Historie nicht zwingend in das neue produktive Postfach migriert werden.

E-Mail-Archivierung oder einfach größere Postfächer?

Größere Postfächer lösen hauptsächlich ein Speicherproblem.

Archivierung löst ein anderes Problem.

Ein 100-GB-Postfach kann trotzdem:

• Nachrichten verlieren
• ungeeignete Aufbewahrungsregeln besitzen
• vom Benutzer verändert werden
• keine passende Archivierungsstrategie darstellen

Deshalb:

mehr Speicher ≠ E-Mail-Archivierung

E-Mail-Archivierung oder Microsoft Purview?

Für Unternehmen, die bereits umfangreich Microsoft 365 einsetzen, können Microsoft-Purview-Funktionen eine interessante Lösung sein.

Dabei müssen allerdings:

• vorhandene Lizenzen
• Retention Policies
• Retention Labels
• Berechtigungen
• eDiscovery
• Records Management

korrekt geplant werden.

Eine separate Archivierungslösung kann dagegen interessant sein, wenn eine spezialisierte, vom produktiven E-Mail-System getrennte Archivplattform gewünscht wird.

Es gibt deshalb nicht für jedes Unternehmen dieselbe richtige Lösung.

Wann lohnt sich E-Mail-Archivierung besonders?

Eine Archivierung ist besonders interessant, wenn:

• viele Aufträge per E-Mail eingehen
• Rechnungen per E-Mail empfangen werden
• Verträge per E-Mail ausgetauscht werden
• Kundenkommunikation langfristig relevant ist
• Mitarbeiter regelmäßig wechseln
• alte E-Mails häufig gesucht werden
• PST-Dateien vorhanden sind
• Microsoft 365 eingesetzt wird
• mehrere Shared Mailboxes existieren
• gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfüllt werden müssen

Dabei kann bereits ein sehr kleines Unternehmen mehrere dieser Punkte erfüllen.

Wann ist der Nutzen geringer?

Bei einem Unternehmen, das praktisch keine geschäftlich relevante Kommunikation per E-Mail führt, kann der Nutzen entsprechend geringer sein.

Das dürfte bei modernen Unternehmen allerdings zunehmend selten vorkommen.

Entscheidend ist deshalb immer eine kurze Bestandsaufnahme:

Welche Informationen laufen tatsächlich über E-Mail?

E-Mail-Archivierung einrichten – sinnvoller Ablauf

1. E-Mail-System analysieren

Microsoft 365, Exchange, Google Workspace oder anderer Anbieter?

2. Postfächer erfassen

Benutzer und Shared Mailboxes.

3. Aufbewahrungspflichten klären

Welche Nachrichten müssen wie lange aufbewahrt werden?

4. Private Nutzung regeln

Klare Unternehmensrichtlinie.

5. Archivierungslösung auswählen

Microsoft-Funktionen, eigener Archivserver oder Managed Service.

6. Archivierungsmethode bestimmen

Postfacharchivierung oder möglichst vollständige Erfassung über geeignete serverseitige Verfahren.

7. Benutzer und Berechtigungen einrichten

Wer darf worauf zugreifen?

8. Aufbewahrungsregeln definieren

Nicht einfach alles unbegrenzt speichern.

9. Backup des Archivs einrichten

Archivierung ersetzt kein Backup.

10. Verfahren dokumentieren

Technik, Zuständigkeiten und Aufbewahrung nachvollziehbar festhalten.

Checkliste: Braucht mein Unternehmen eine E-Mail-Archivierung?

Beantworten Sie folgende Fragen:

Werden Angebote per E-Mail verschickt?

Ja / Nein

Werden Aufträge per E-Mail angenommen?

Ja / Nein

Werden Rechnungen per E-Mail empfangen oder verschickt?

Ja / Nein

Werden Verträge oder Vertragsänderungen per E-Mail besprochen?

Ja / Nein

Enthalten E-Mails steuerlich relevante Informationen?

Ja / Nein

Existieren Shared Mailboxes?

Ja / Nein

Müssen alte E-Mails regelmäßig gesucht werden?

Ja / Nein

Gibt es Mitarbeiterwechsel?

Ja / Nein

Existieren alte PST-Dateien?

Ja / Nein

Gibt es ein dokumentiertes Aufbewahrungskonzept?

Ja / Nein

Gibt es bereits ein separates E-Mail-Backup?

Ja / Nein

Wer mehrere dieser Fragen mit Ja beantwortet, sollte sich mit einer strukturierten E-Mail-Archivierung beschäftigen.

E-Mail-Archivierung für kleine Unternehmen – Best Practices

Archivierung automatisieren

Nicht vom einzelnen Mitarbeiter abhängig machen.

Ein- und ausgehende E-Mails berücksichtigen

Beide Richtungen können relevante Geschäftskorrespondenz enthalten.

Shared Mailboxes einbeziehen

Funktionspostfächer nicht vergessen.

Aufbewahrungsfristen definieren

Nicht pauschal alles für immer speichern.

Datenschutz berücksichtigen

Aufbewahrung und Löschung gemeinsam planen.

Berechtigungen einschränken

Nicht jeder benötigt Zugriff auf jedes Archiv.

Private E-Mail-Nutzung regeln

Das vereinfacht die Archivierung erheblich.

Archiv sichern

Auch das Archiv benötigt Schutz und Backup.

Wiederherstellung testen

Nicht erst im Ernstfall.

Verfahrensweise dokumentieren

Technik allein reicht nicht.

Lohnt sich E-Mail-Archivierung für kleine Unternehmen?

In vielen Fällen:

ja.

Nicht weil ein kleines Unternehmen zwangsläufig eine komplexe Compliance-Infrastruktur benötigt.

Sondern weil geschäftlich relevante Kommunikation heute häufig vollständig per E-Mail stattfindet.

Bereits ein Betrieb mit drei oder fünf Mitarbeitern kann täglich:

• Angebote
• Aufträge
• Rechnungen
• Vertragsinformationen
• Kundenabsprachen

per E-Mail austauschen.

Eine zentrale Archivierung kann dabei helfen, diese Kommunikation langfristig strukturiert aufzubewahren und schnell wiederzufinden.

Gleichzeitig sollte E-Mail-Archivierung nicht mit:

• Outlook-Ordnern
• großen Postfächern
• Onlinearchiven
• Backups

verwechselt werden.

Diese Systeme können sich ergänzen, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben.

Fazit: E-Mail-Archivierung ist nicht nur etwas für große Unternehmen

Die Frage:

„Sind wir groß genug für E-Mail-Archivierung?“

ist eigentlich die falsche Frage.

Besser:

„Welche geschäftlich relevanten Informationen befinden sich in unseren E-Mails und wie stellen wir sicher, dass diese ordnungsgemäß aufbewahrt werden?“

Auch kleine Unternehmen können gesetzliche Aufbewahrungspflichten besitzen.

Gleichzeitig bringt ein zentrales Archiv praktische Vorteile:

• alte E-Mails schneller finden
• weniger Abhängigkeit von einzelnen Postfächern
• Schutz vor versehentlichem Löschen
• bessere Organisation bei Mitarbeiterwechseln
• zentrale Verwaltung der E-Mail-Historie

Eine sinnvolle Lösung muss dabei nicht zwangsläufig aus einem eigenen großen Server bestehen.

Gerade für kleine Unternehmen können gehostete beziehungsweise gemanagte Archivierungslösungen interessant sein.

Entscheidend ist, dass:

Archivierung

Backup

Datenschutz

Aufbewahrungsfristen

und

Berechtigungen

gemeinsam betrachtet werden.

E-Mail-Archivierung für Ihr Unternehmen einrichten lassen

Sie möchten Ihre geschäftlichen E-Mails zentral archivieren oder wissen nicht, ob Ihre vorhandene Microsoft-365- beziehungsweise Exchange-Umgebung die gewünschten Anforderungen erfüllt?

Unetifi unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen bei der Planung, Einrichtung und Betreuung einer professionellen E-Mail-Archivierung.

Dazu können unter anderem gehören:

• Analyse der bestehenden E-Mail-Umgebung
• Microsoft 365
• Exchange Online
• Microsoft Exchange
• MailStore
• zentrale E-Mail-Archivierung
• Shared Mailboxes
• Journaling
• Benutzerverwaltung
• Aufbewahrungsregeln
• Berechtigungskonzepte
• Migration bestehender E-Mail-Archive
• Übernahme vorhandener PST-Dateien
• Backup des Archivsystems
• Monitoring
• laufende Betreuung

Je nach Unternehmensgröße und vorhandener Infrastruktur kann die Archivierung als eigene Lösung oder als gemanagter Dienst umgesetzt werden.

So erhalten auch kleine Unternehmen eine professionelle E-Mail-Archivierung, ohne selbst eine komplexe Archivierungsinfrastruktur betreiben zu müssen.

Häufig gestellte Fragen zur E-Mail-Archivierung für kleine Unternehmen

Müssen kleine Unternehmen E-Mails archivieren?

Auch kleine Unternehmen können gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen. Entscheidend ist nicht allein die Unternehmensgröße, sondern insbesondere der Inhalt einer E-Mail. Handels- beziehungsweise Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und andere relevante Unterlagen können aufbewahrungspflichtig sein.

Muss jede E-Mail archiviert werden?

Nein. Nicht jede E-Mail ist automatisch aufbewahrungspflichtig. Entscheidend sind Inhalt und Bedeutung der jeweiligen Nachricht.

Wie lange müssen E-Mails archiviert werden?

Es gibt keine einheitliche Frist für sämtliche E-Mails. Je nach Art der enthaltenen beziehungsweise dargestellten Unterlage können unterschiedliche gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten. Handels- und Geschäftsbriefe sind beispielsweise grundsätzlich sechs Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre.

Müssen Rechnungen per E-Mail archiviert werden?

Rechnungen beziehungsweise Buchungsbelege unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Wird eine Rechnung elektronisch empfangen, muss deshalb auch die ordnungsgemäße elektronische Aufbewahrung berücksichtigt werden.

Reicht Outlook zur E-Mail-Archivierung?

Ein normales Outlook-Postfach beziehungsweise ein Ordner namens „Archiv“ ist nicht automatisch ein professionelles E-Mail-Archivierungssystem. Outlook ist primär ein E-Mail-Client für die tägliche Arbeit.

Reicht Microsoft 365 zur E-Mail-Archivierung?

Microsoft 365 bietet umfangreiche Aufbewahrungs- und Compliance-Funktionen. Diese müssen jedoch entsprechend lizenziert und konfiguriert werden. Ein normales Exchange-Online-Postfach allein sollte nicht automatisch mit einer vollständigen E-Mail-Archivierung gleichgesetzt werden.

Ist das Exchange Online Archive eine rechtssichere E-Mail-Archivierung?

Das Onlinearchiv ist zunächst eine Funktion zur Speicherung beziehungsweise Auslagerung älterer E-Mails. Für Compliance und langfristige Aufbewahrung sind zusätzlich die entsprechenden Retention- und Records-Management-Funktionen zu betrachten.

Ist ein E-Mail-Backup dasselbe wie eine E-Mail-Archivierung?

Nein. Ein Backup dient hauptsächlich der Wiederherstellung nach Datenverlust. Ein Archiv dient der langfristigen Aufbewahrung und Wiederauffindbarkeit. Unternehmen können deshalb sowohl Backup als auch Archivierung benötigen.

Brauche ich trotz E-Mail-Archivierung ein Microsoft-365-Backup?

Das kann sinnvoll sein. Eine E-Mail-Archivierung schützt nicht automatisch OneDrive, SharePoint, Teams und andere Microsoft-365-Daten. Backup und Archivierung erfüllen unterschiedliche Aufgaben.

Lohnt sich E-Mail-Archivierung bei fünf Mitarbeitern?

Ja, das kann sich durchaus lohnen. Auch ein Unternehmen mit fünf Mitarbeitern kann täglich aufbewahrungspflichtige Angebote, Aufträge, Rechnungen und andere Geschäftskorrespondenz per E-Mail austauschen.

Lohnt sich E-Mail-Archivierung bei nur zwei oder drei Mitarbeitern?

Auch dann kann sie sinnvoll sein. Die Anzahl der Mitarbeiter ist weniger entscheidend als die Art der über E-Mail abgewickelten Geschäftsprozesse.

Was ist Journaling?

Beim Journaling werden Nachrichten serverseitig beim E-Mail-Verkehr für die Archivierung erfasst. Dadurch kann eine Nachricht archiviert werden, bevor ein Benutzer sie aus seinem normalen Postfach löscht.

Was ist MailStore?

MailStore ist eine spezialisierte Plattform für E-Mail-Archivierung. MailStore Server richtet sich insbesondere an kleine und mittelständische Unternehmen und unterstützt unter anderem Microsoft 365, Exchange und weitere E-Mail-Systeme.

Kann MailStore Microsoft 365 archivieren?

Ja. MailStore unterstützt die Archivierung von Microsoft-365- beziehungsweise Exchange-Online-Postfächern sowie unter anderem freigegebenen Postfächern.

Kann ich alte PST-Dateien archivieren?

Ja. Je nach Archivierungslösung können vorhandene PST-Dateien in ein zentrales E-Mail-Archiv übernommen werden.

Was passiert mit E-Mails ausgeschiedener Mitarbeiter?

Bei einer zentralen Archivierung können bereits archivierte geschäftlich relevante Nachrichten entsprechend des definierten Aufbewahrungskonzepts erhalten bleiben. Der Umgang mit dem eigentlichen Benutzerkonto und Postfach sollte separat geplant werden.

Darf man alle E-Mails einfach zehn Jahre speichern?

Eine pauschale unbegrenzte oder zehnjährige Speicherung sämtlicher E-Mails ist nicht automatisch die richtige Lösung. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und datenschutzrechtliche Löschanforderungen müssen gemeinsam berücksichtigt werden.

Braucht das E-Mail-Archiv selbst ein Backup?

Ja. Auch ein Archivsystem kann durch technische Defekte, Fehlkonfiguration oder Cyberangriffe ausfallen. Deshalb sollte das Archiv Bestandteil des Backup- und Wiederherstellungskonzepts sein.

Cloud oder eigener Server für E-Mail-Archivierung?

Beides ist möglich. Ein eigener Server bietet mehr direkte Kontrolle, verursacht aber zusätzlichen Betriebsaufwand. Für kleine Unternehmen kann eine gehostete beziehungsweise gemanagte E-Mail-Archivierung deshalb besonders interessant sein.

Kann eine E-Mail-Archivierung automatisch laufen?

Ja. Professionelle Archivierungslösungen können E-Mails automatisiert übernehmen. Das ist in der Regel zuverlässiger, als die Archivierung jedem Mitarbeiter manuell zu überlassen.

Wer sollte Zugriff auf das E-Mail-Archiv haben?

Zugriffe sollten nach einem Berechtigungskonzept vergeben werden. Ein Mitarbeiter benötigt beispielsweise typischerweise Zugriff auf sein eigenes Archiv, aber nicht automatisch auf die E-Mails aller Kollegen.